Las proyecciones de costos proporcionan detalles y los fondos totales necesarios para la implementación de un proyecto. Esta información ayuda a la gerencia a establecer el presupuesto del proyecto dentro del ámbito del presupuesto total de la compañía. Por ejemplo, si la proyección de costos es mayor que el presupuesto disponible, la administración puede usar la proyección para determinar dónde deben recortar el gasto, ya sea para la empresa o para el proyecto. La proyección de costos y el presupuesto que sigue también ayudan a mantener el proyecto en la tarea y evita el gasto excesivo accidental. La proyección también proporciona información que la compañía utiliza para evaluar cuándo el proyecto se ha "pagado por sí mismo".
Artículos que necesitarás
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Todas las necesidades de gasto propuestas para un proyecto.
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Propuesta de proyecto
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Línea de tiempo del proyecto
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Información del presupuesto de la empresa
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Hoja de cálculo
Reúna toda la información relevante a los aspectos de gasto de un proyecto. La información necesaria incluye el salario de todas las personas que trabajan en el proyecto para el cronograma completo de la estimación, la información sobre las compras necesarias de herramientas o equipos y el costo de contratar personas y capacitarlas.
Revise el plan o propuesta del proyecto prestando especial atención al cronograma proyectado. Tome nota de cuánto tardará en completarse el proyecto, cuando el mejor momento para comenzar el proyecto es, el gasto absolutamente necesario y el gasto que es menos necesario pero que puede mejorar los resultados generales.
Compare el cronograma de la propuesta del proyecto con el año fiscal y los planes presupuestarios de la compañía. Ajustar el cronograma ligeramente puede permitir que el presupuesto del proyecto se divida entre dos años fiscales, esencialmente compartiendo el presupuesto del proyecto entre dos presupuestos de la compañía, lo que hace que el costo general sea menos pronunciado para el gasto regular de la compañía.
Cree una lista de todos los gastos proyectados para el proyecto solo. Separe los artículos que enumeran cada uno con la proyección de costos para cada artículo. Por ejemplo, si una docena de personas deben ser contratadas para el proyecto y capacitadas, habrá una proyección de los costos de capacitación, así como la suma de los sueldos o salarios de los nuevos empleados, que en realidad se pueden combinar con otros sueldos y salarios a menos que el gerente quiera Todo listado por separado (desglosado). El alquiler o la compra de equipos o herramientas podría ser artículos adicionales, así como contratistas o suministros.
Utilice la lista detallada para crear la proyección de costos. Para lograr la máxima eficiencia, use un programa de hoja de cálculo para crear tanto un gráfico para la lista detallada como un gráfico que muestre el desglose del presupuesto proyectado. En el gráfico, ciertas cosas pueden combinarse para reflejar una imagen más amplia para el gerente del proyecto, como combinar los salarios de los empleados y los costos de capacitación o combinar todas las herramientas, los equipos y los costos de suministro, pero separar las compras de los alquileres y los empleados de los contratistas.
Escriba un informe detallado que describa las necesidades de gastos detalladas y que explique la planificación del presupuesto para el proyecto. Incluya información sobre el cronograma, cualquier ajuste de cronograma propuesto y dónde o cómo los costos del proyecto pueden provenir del presupuesto general de la compañía.
