De acuerdo con el sitio web del grupo de usuarios de Microsoft Project, la gestión de proyectos es una actividad que involucra partes planificadas de un proyecto en una secuencia lógica. Luego, el proyecto se administra para que el proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto. La gestión de proyectos se puede utilizar para el desarrollo de un nuevo producto o servicio.
Definición
Se debe definir un proyecto para que el equipo del proyecto trabaje en conjunto como un grupo cohesivo y para que aquellos que asignan recursos al proyecto sepan qué esperar. De acuerdo con el sitio web Spotty Dog, la definición del proyecto incluye describir cuál es el propósito del proyecto y qué beneficios se derivarán del proyecto. Otro componente es definir el alcance del proyecto. El alcance del proyecto identifica qué se incluirá o no en un proyecto. Por ejemplo, si hay un proyecto para estudiar las eficiencias de una empresa de fabricación con ubicaciones en todo el mundo, el alcance del proyecto podría definirse como el estudio de las eficiencias de las ubicaciones de los EE. UU.
Enfoque
Se debe desarrollar una lista de pasos para completar los pasos en un proyecto con una fecha estimada de inicio y finalización para cada paso. Además, se debe anotar el entregable para cada paso. Un entregable es el resultado de un paso. Por ejemplo, si un paso era informar sobre hallazgos y recomendaciones, el resultado de ese paso sería un informe de hallazgos y recomendaciones. Además de las tareas, se debe especificar la interrelación de cada tarea con la otra. Por ejemplo, si el inicio de una tarea depende de la finalización de otra, debe anotarse. Otro concepto importante en el mapeo de las tareas es el concepto de ruta crítica. De acuerdo con el Conocimiento de Gestión de Proyectos del sitio, la ruta crítica es la secuencia de tareas que equivalen al marco de tiempo del calendario para la finalización del proyecto del calendario. Un gerente de proyecto presta mucha atención a las tareas que se encuentran en el camino crítico porque si alguna de esas tareas se retrasa, se requerirá más tiempo de calendario para completar el proyecto.
Dotación de personal
Parte de la dotación de personal de un proyecto es la selección de un patrocinador del proyecto. Un patrocinador del proyecto es un ejecutivo de alto nivel que asegura que el proyecto sea aceptado por otros en la organización, maneja cualquier problema político que surja y defiende el proyecto con otros en la organización. Las personas asignadas a un proyecto son críticas para su éxito. Se debe seleccionar un gerente de proyecto que esté altamente organizado, que tenga las habilidades de las personas para administrar a los miembros del equipo y que tenga suficiente conocimiento técnico de las áreas que aborda el proyecto para comprender el plan del proyecto y las actividades en curso. Los miembros del equipo del proyecto deben seleccionarse en función de las habilidades requeridas; por ejemplo, para un proyecto de desarrollo de software, se requeriría un miembro del personal versado en pruebas de software y control de calidad.
Control de Proyecto
Para controlar efectivamente el proyecto, una herramienta que se usa a menudo es el software de administración de proyectos. Este software rastrea la finalización planificada y real de las tareas del proyecto y el impacto de las tareas tardías en la finalización general del proyecto. Este software a menudo rastrea los gastos reales y planificados también.
