Los ejecutivos de la compañía utilizan una sala de conferencias para celebrar reuniones y organizar eventos para compañeros de trabajo o empresarios visitantes. La configuración de una sala de conferencias puede afectar en gran medida la forma en que las personas experimentan una reunión, ya que las personas sentadas en la parte de atrás pueden no ser capaces de escuchar o ver todo lo que está sucediendo en el frente de la sala. Antes de comenzar a configurar una sala de conferencias, analice el espacio para determinar qué configuración funciona mejor para el espacio dado. De esta manera, todos los involucrados tendrán la misma experiencia durante las presentaciones o eventos.
Camina alrededor de la sala de conferencias antes de comenzar a diseñar el espacio. Ubique todos los enchufes eléctricos en el espacio, ya que la parte frontal de la sala puede necesitar tomacorrientes. Los proyectores y las pantallas pueden requerir electricidad para funcionar, así que configure la parte frontal de la habitación donde hay disponibles tomacorrientes. Esto se hace para minimizar los cables en el piso, ya que las personas pueden tropezar con ellos mientras caminan alrededor de la sala de conferencias.
Analice el tamaño del espacio y compare el tamaño con las necesidades de la empresa. Si la empresa está buscando un espacio para celebrar reuniones con 20 personas o menos a la vez, la configuración de mesas y sillas es diferente a la de un espacio que necesita albergar a cientos de personas en un momento dado. El uso de una configuración estilo teatro con filas elevadas puede ser más eficiente para cientos de personas en lugar de una configuración en forma de U, ya que una configuración en forma de U es más adecuada para 20 personas o menos. Solo se debe usar una mesa de conferencias si la compañía solo planea hospedar a menos de 15 personas a la vez, ya que los empleados ubicados en un extremo de la mesa deben poder escuchar a las personas sentadas en el extremo opuesto.
Agregue una pantalla de presentación o un proyector al frente antes de agregar mesas y sillas al espacio. Conecte todos los dispositivos eléctricos y oculte los cables a lo largo de las paredes o debajo de las alfombras.
Coloque las tablas en la configuración deseada que haya elegido para la sala de conferencias. Las tablas deben colocarse juntas, si está utilizando el método de forma de U. La configuración del teatro requiere que las mesas se coloquen en cajas elevadas o plataformas. Coloque la plataforma en el espacio deseado antes de comenzar a agregar las tablas.
Camine alrededor del espacio y colóquese detrás de la mesa para comprobar si todos los asientos son aceptables para ver el frente de la habitación sin obstrucciones. No coloque a alguien en un asiento donde ella no pueda ver el frente. Haga esto antes de agregar las sillas a la sala, ya que puede ser más difícil cambiar la configuración con sillas y mesas en la sala.
Agregue todas las sillas a la sala de conferencias y coloque las sillas debajo de las mesas para ahorrar espacio en el piso. Esto hará que la sala de conferencias se vea más grande y más organizada.
Agregue botellas de agua, bolígrafos, almohadillas de papel y, posiblemente, fruta a las mesas de conferencias antes de un evento.
