Todas las empresas deben tener un plan de negocios, y un centro de conferencias no es una excepción. Un plan bien escrito no solo describe sucintamente el negocio a un forastero, sino que también proporciona un documento de referencia para que el propietario del negocio supervise el progreso hacia los objetivos establecidos. El proceso de tener que pensar en cada etapa del plan de negocios también es útil, ya que obliga al autor a considerar todos los aspectos, desde el establecimiento de objetivos hasta el flujo de efectivo financiero detallado. Un plan de negocios para un centro de conferencias se enfrenta a desafíos específicos, ya que tiene que depender de una gama de servicios que le permiten funcionar de manera efectiva durante todo el año, incluidas las ocasiones en que las reservas pueden ser escasas o inexistentes.
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Cómo escribir un plan de negocios para un centro de conferencias
Prepare un esquema del plan para que pueda actuar como una guía en la construcción de la estructura detallada. Un plan adecuado para un centro de conferencias consistiría en: Resumen ejecutivo Declaración de misión, visión y objetivos. Antecedentes y descripción de la empresa. Productos y servicios Análisis de mercado y demanda. Plan operativo Gestión y organización Plan financiero * Apéndices
Establecer metas para el negocio. Estos deben definirse en términos cuantificables, no solo generalidades. Por ejemplo, "ser rentable" es un objetivo demasiado vago, un objetivo mejor sería: "generar ganancias antes de impuestos de $ 120,000 para el final del segundo año". Eso le da al propietario algo muy específico que luego se puede dividir en objetivos más pequeños, como los ingresos mensuales.
Llevar a cabo una investigación detallada del mercado para confirmar la demanda de instalaciones para conferencias y revisar el panorama competitivo. Los servicios que se ofrecerán van desde los más básicos, que simplemente proporcionan alojamiento para reuniones, hasta un centro residencial completo con servicios de catering en el lugar e instalaciones de estilo hotelero. Sea cual sea el tamaño de la empresa, tendrá que alquilar salas de reuniones y equipos de presentación, así como la capacidad de proporcionar al menos bebidas frías y calientes y comidas ligeras. El acceso a Internet de alta velocidad también es prácticamente esencial en el mercado actual.
Revisar el mercado objetivo y la competencia. Hay muchos prospectos para un centro de conferencias, pero algunos de los más importantes serán los organizadores de eventos y las compañías locales. El plan de negocios debe ampliar la demografía de estos y describir cómo se les informará sobre los servicios prestados. Los métodos incluirán comunicados de prensa, un sitio web específico, redes con organismos como las Cámaras de Comercio, así como publicidad impresa tradicional. La revisión competitiva debe discutir las fortalezas y debilidades de las compañías que ofrecen instalaciones similares y revisar sus estrategias.
Incluya una sección financiera que indique los ingresos proyectados y un estado de pérdidas y ganancias, un balance general y la fuente y la aplicación de los fondos. Con un centro de conferencias, es probable que el negocio sea cíclico y, por lo tanto, debe mostrar cómo cubrirá los costos en el período de tranquilidad; por lo general, los meses de invierno, tal vez ofrezcan instalaciones para eventos privados como fiestas y recepciones de bodas en los momentos en que las reservas de las empresas son lentas.
Preparar el formato de presentación. Si es un documento destinado principalmente para uso interno, un simple documento escrito podría ser suficiente. Pero si se proporciona a los inversores externos, cuanto más profesional se vea, mejor. En este caso, se podría proporcionar en un DVD, con fotografías, video y audio incluidos. Debe ir acompañado de un documento escrito o una presentación tipo PowerPoint, que incluiría toda la información relevante, como análisis estadísticos detallados y folletos que describen el negocio.
