Todos hemos trabajado en oficinas caóticas: los papeles y otros materiales se han acumulado, el personal está frustrado e inseguro acerca de sus responsabilidades, y la administración no está contenta con lo que el personal está haciendo. ¿Cómo se puede hacer que la oficina funcione sin problemas? Tener procedimientos claros para que el personal los siga ayudará a que todo lo demás quede en su lugar: tendrá una oficina más limpia, un personal más feliz y más productivo, y mejores gerentes en ningún momento.
Artículos que necesitarás
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Computadora
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Papel
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Cuaderno
Crear protocolo
Investigue las áreas de la organización que no están claras al escribir una encuesta y al personal de encuestas. Pregúntele al personal de qué está poco claro, si es su rol y responsabilidades, a quién informan o cómo realizar ciertos procedimientos correctamente.
Cree un manual para empleados basado en lo que los empleados necesitan aclarar. También incluya políticas estándar de la empresa, incluida la información sobre el entorno de la oficina. El personal debe saber que los documentos deben archivarse de manera oportuna, para enderezar sus escritorios antes de salir del trabajo y hacer su parte para crear un espacio de trabajo limpio.
Crear procedimientos operativos estándar, o SOPs. Los SOP son instrucciones escritas que definen el quién, qué, dónde, por qué y cómo de cada tarea. Cree un SOP para cada tarea que desee que siga el personal. Incluya un párrafo de resumen sobre el proceso, instrucciones paso a paso sobre cómo hacerlo y una lista de recursos si necesitan más información. Incluya una fecha en el futuro, dentro de 6 a 12 meses, cuando se revisará y actualizará este SOP. También incluya el nombre y los detalles de contacto de la persona en la organización que es responsable de ese procedimiento; de esa manera, el personal sabrá con quién comunicarse para obtener más información. Coloque todos los SOP en una libreta y haga que todo el personal pueda acceder a ellos para que puedan consultar un procedimiento si necesitan revisar algo. Escriba nuevos SOP para los nuevos procedimientos que surjan y agréguelos al libro.
Entrenar al personal y organizarse
Entregue el manual del empleado a todos los empleados actuales tan pronto como esté terminado y a los empleados nuevos cuando sean contratados. Los empleados pueden mejorar la forma en que se maneja la oficina si saben qué se espera de ellos.
Capacitar a los empleados en todos los SOP que se aplican a ellos. Haga que el miembro del personal que es responsable del procedimiento capacite a otro personal, uno a uno o en grupo. Capacite al personal en todos los procedimientos una vez que se hayan desarrollado, de modo que el personal tenga claro qué se espera de ellos al realizar ese procedimiento.
Organice un día de limpieza para todo el personal para organizar la oficina. Esto no debería hacerse a menudo. Después de leer el manual del empleado y recibir capacitación sobre los nuevos SOP, el personal debe tener una idea clara de qué hacer.
Consejos
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Lleve al personal a un retiro fuera de la oficina para recibir más capacitación.
