Cuando llegue el momento de renovar un contrato con un cliente o proveedor, primero debe hacer una investigación. Revise su contrato original y tome nota de cualquier cosa que deba alterarse o que haya quedado obsoleta. Es posible que desee restablecer los términos del contrato original o actualizar los precios y otros detalles clave. Entonces, si aún desea renovar, es hora de escribir una carta oficial para la renovación del contrato.
Qué revisar
Aquí hay algunos elementos a considerar al revisar el contrato original:
- Duración y renovación de los plazos: ¿Cuánto duró el contrato original? ¿El tiempo funcionó para su negocio o preferiría un contrato más largo o más corto esta vez?
- Objetivos / Entregables: ¿Se cumplieron los objetivos en el contrato original? Digamos que este es un proveedor que debía entregar café a sus oficinas semanalmente. ¿Se entregó la cantidad correcta de manera oportuna cada semana?
- Precios El precio del café ha aumentado desde que se redactó el contrato original. Debido a que ha sido un cliente confiable, considere solicitar el mismo precio o un descuento. Uno de los beneficios de establecer una relación contractual con un proveedor es la mayor oportunidad de obtener tarifas con descuento.
- Otros posibles proveedores: Si es el momento de renovar un contrato, esta es su oportunidad de investigar y comparar las tarifas de otros proveedores. Puede estar contento con su proveedor, pero si encuentra tarifas más bajas en otros lugares, puede que valga la pena cambiar de proveedor. O puede elevar los precios del otro proveedor a su proveedor actual y ellos pueden decidir bajar el precio.
Ejemplo de Carta de Renovación de Contrato
Una carta de renovación del contrato puede ser breve y concisa. Este no es el contrato en sí mismo, que es más largo y requerirá más reflexión. Es simplemente la carta que pide renovar. Entonces, el objetivo es simplemente abrir una línea de comunicación. Colóquelo como una carta de negocios.
Tu nombre y direccion Fecha Nombre y dirección del vendedor
Estimado x:
Indique la fecha en que se firmó su contrato y anote cuándo finalizará: Nuestro contrato para la entrega de café en X lugares, que firmamos el 15 de abril de 2017, expira el 15 de abril de este año.
Pide renovar y solicitar nuevos términos: Estamos interesados en renovar este contrato, pero tenemos algunas solicitudes. Nos gustaría extender la duración del contrato a dos años. Debido a esta extensión y nuestra continua dedicación a su negocio, estamos solicitando un descuento en el pago mensual.
Solicitar una reunión o llamada telefónica: Para repasar estos términos recién propuestos, me gustaría sentarme juntos la próxima semana, si es posible. Vamos a resolver los detalles y luego firmar un nuevo contrato. Esperamos poder hacer negocios con usted.
Sinceramente,
X
Siempre revise antes de renovar
La renovación de los contratos es una parte importante de la gestión de un negocio exitoso. Es tentador simplemente renovar los contratos cada año si las cosas se han desarrollado sin problemas, pero siempre es una buena idea mirar de cerca los términos y mejorarlos. Puede sentirse como si no tuviera tiempo para hacer esto con cada contrato, pero el tiempo que tome para revisar sus términos con todos los proveedores dará sus frutos a largo plazo.
