Al notificar a un empleado, proveedor o titular de la póliza que su contrato no se está renovando, deberá enviar una carta de no renovación. Escribir esta carta con tacto y profesionalidad puede facilitar una separación amistosa, sin mencionar el ahorro de tiempo y angustia. Esta es una maniobra algo complicada; La carta de no renovación debe estar equilibrada entre una posición firmemente establecida y la sensibilidad a las emociones del receptor.
Indique claramente su intención
Indique claramente su propósito. La ambigüedad puede abrir la puerta a la confusión más adelante. Después de indicar el nombre de la empresa u organización en cuestión, explique que el lector no está siendo renovado. Para asuntos más delicados, como un puesto de trabajo, la carta debe seguir una llamada telefónica o una reunión personal que explique brevemente los motivos de la no renovación.
Ejemplo:
Está recibiendo esta carta porque actualmente nos proporciona un servicio de café mensual para nuestra oficina que debemos cancelar a partir del próximo mes.
Proporcionar la historia de fondo
Dar una razón honesta para la no renovación. Su destinatario merece una explicación válida para la decisión. En muchos casos, la razón puede ser tan simple como un cambio en la política, recortes presupuestarios o la terminación regular de la posición. Si la decisión se basó en un desempeño deficiente, dígalo con un ejemplo. Evite la peste o las declaraciones demasiado acusatorias; En cambio, mantente tranquilo y profesional. Asegúrese de tener informes de incidentes específicos para respaldar cualquier declaración de irregularidad o mal desempeño en caso de que la decisión sea cuestionada.
Ejemplo:
Usted no está siendo renovado debido a su desempeño en la capacidad de trabajo, particularmente en términos de puntualidad y compromiso con el trabajo.
Discutir las opciones disponibles
Explique las opciones disponibles para el destinatario. Para un cambio de política, dé alternativas y una fecha específica de terminación. En una no renovación del contrato del lugar de trabajo o del proveedor, es fundamental no solo dar un marco de tiempo, sino también instrucciones relacionadas con el tiempo restante de vacaciones y las responsabilidades. Esta es también una oportunidad, si lo desea, de informar al destinatario sobre el proceso para apelar la no renovación. Proporcione información de contacto para la persona a cargo de ese proceso o un enlace al sitio web apropiado para obtener más información.
Ejemplo:
Tenga en cuenta que su servicio con nosotros finalizará a partir del 1 de febrero. Si bien actualmente no necesitamos sus servicios, es posible que en el futuro a medida que se expanda nuestro presupuesto, por lo tanto, asegúrese de consultarnos más adelante durante el año, ya que volveremos a evaluar necesariamente.
La cortesía cuenta
Sé cortés. En muchos casos, una no renovación es una sorpresa para el destinatario, y puede ser una carta difícil de leer, ya que a menudo representa un cambio importante en la vida o los ingresos. Agradezca al empleado, al titular de la póliza o al proveedor por su tiempo y contribuciones al negocio y, cuando sea apropiado, deseo que tengan suerte en sus futuros esfuerzos. Sin embargo, no alude a dudas o dudas sobre la decisión, ya que esto puede sugerir al receptor que debe impugnar la decisión, o incluso llevarla a los tribunales.
Ejemplo:
Gracias por la valiosa contribución que ha hecho a nuestro negocio. Le deseamos suerte en futuros proyectos.
El formato adecuado
Firma la carta con tu nombre y posición. Proporcione su título e información de contacto para que el destinatario comprenda su autoridad en la decisión y pueda comunicarse con usted con preguntas. Si simplemente está informando un cambio de política, agregue que la no renovación está de acuerdo con esa política y adjúntela como referencia.
Asegúrese de leer la letra pequeña
Si tiene un contrato por escrito con la persona o el servicio que desea no renovar, asegúrese de leer la letra pequeña. Puede haber detalles sobre cómo y cuándo puede rescindir el contrato que debe seguir para que no se encuentre en una situación de incumplimiento de contrato. Si se trata de un contrato que se renueva automáticamente, como el de un servicio mensual, ponga por escrito su solicitud de rescisión y envíela al departamento correspondiente. Asegúrese de incluir la fecha en que desea terminar el servicio. Depende de usted si desea incluir el motivo. Si no cancela antes del período de renovación, es posible que tenga que pagar una tarifa por terminación, así que tome nota de cualquier fecha límite para cancelarla cuando firme un contrato que renueve automáticamente.
