A nadie le gusta dar malas noticias, especialmente a los empleados. Sin embargo, cuando el negocio está abajo, a menudo es necesario despedir a la gente o reducir las horas. Estos mensajes son particularmente difíciles de escribir en una carta porque puede parecer que, sin importar cómo explique los hechos, los destinatarios estarán enojados y molestos. Afortunadamente, con un poco de planificación, puede escribir una carta que les permita a los empleados desilusionarse y les ayude a comprender la naturaleza difícil de su decisión de reducir sus horas.
Escriba la fecha. Salta un espacio. Si está personalizando una carta para cada empleado individual, use la función de combinación de correspondencia en su programa de procesamiento de textos para agregar los nombres y las direcciones. Alternativamente, puede omitir la dirección interna por completo y escribir una carta genérica si simplemente tiene demasiados empleados para hacer copias personalizadas.
Abra la carta escribiendo "Estimado (inserte el nombre del empleado)" seguido de dos puntos. Si está escribiendo una carta general, escriba "Estimado empleado valioso" seguido de dos puntos.
Comience la carta proporcionando antecedentes. Explique que la compañía está perdiendo dinero y lo que ha intentado hacer para contrarrestar la disminución. Escriba en un lenguaje claro pero con suficiente detalle para que los empleados entiendan que la compañía está atravesando tiempos difíciles. No mencione las horas reducidas en el primer párrafo, porque es probable que los empleados simplemente dejen de leer y usted pierda la oportunidad de explicar la situación o de intentar conservar su buena voluntad.
Explique la reducción de horas en el segundo párrafo. Se específico. ¿Cuántas horas pueden esperar los trabajadores perder cada semana? ¿Cuándo volverán a su horario normal, si corresponde? Los empleados tendrán muchas preguntas y abordarlas ahora evitará confusiones y llamadas telefónicas a la oficina.
Enfatice las buenas noticias, si las hay. Por ejemplo, si está reduciendo las horas para evitar despedir a alguien, indíquelo. Si tiene una estrategia que cree que hará que su negocio vuelva a oscurecer pronto, deje que los empleados sientan su optimismo. Incluso si la buena noticia es relativamente menor, ayudará al empleado a sentir que tiene en mente su interés superior.
Dar información de acción en el último párrafo. Si los empleados tienen que hacer algo como llenar documentos adicionales, avísales. Agradézcales por su apoyo en este difícil proceso.
