Una extranet funciona como Internet, ya que es un método de comunicación para socios comerciales remotos que utilizan sus computadoras y otros dispositivos electrónicos. Si bien Internet es público, una extranet es privada y el propietario de la extranet decide quién recibe una invitación para acceder a ella. Una extranet involucra extensas rutinas de identificación y es accesible por grupos de afiliados claramente definidos en la organización.
Flexibilidad mejorada
Debido a las tendencias en innovación y avances tecnológicos, las empresas están adoptando formas electrónicas de transacciones y comunicación. Las extranets pueden ayudar a aumentar el nivel de conveniencia mediante el cual usted realiza estos intercambios porque ofrecen una manera eficiente para que las organizaciones se conecten con sus afiliados. Dado que las extranets generalmente están disponibles las 24 horas del día y no hay relativamente tiempo de inactividad, los asociados, clientes, proveedores y otros socios comerciales pueden comunicarse con su empresa en un momento que sea conveniente para ellos.
Eficiencia incrementada
Debido a que otorga acceso directo a la información en su red a los asociados de su elección, el uso de extranets puede mejorar la eficiencia y aumentar la productividad. Por ejemplo, un cliente puede obtener respuestas a preguntas relacionadas con la información de su política sin tener que esperar una respuesta de su personal de servicio al cliente. Cuando se utiliza para proporcionar acceso a aplicaciones internas, el acceso directo a la información de su negocio a través de su extranet permite a los usuarios cambiar y actualizar su información personal, lo que no solo aumenta la productividad sino que también ayuda a reducir los errores.
Seguridad
Por un lado, la seguridad es una ventaja adicional si implementa una extranet porque controla quién accede a su sitio y, por lo tanto, quién obtiene acceso a sus datos. A la inversa, las extranets pueden abrir sus sistemas a violaciones en la seguridad del sistema porque le otorga acceso externo a su sistema y bases de datos internas. Para otorgar acceso a asociados externos, debe crear aberturas en sus firewalls. Las múltiples aberturas en sus firewalls crean mayores riesgos para entradas no autorizadas. Además, tenga en cuenta que las extranets otorgan acceso a datos de propiedad exclusiva, y este acceso a su información puede proporcionar otra oportunidad para que usuarios no autorizados accedan a información sensible y confidencial.
Gastos
Puede ser costoso implementar una extranet, ya que es posible que tenga que pagar el costo del hardware, el software, la mano de obra y cualquier otro costo asociado, incluida la capacitación de afiliados externos. Las reparaciones y el mantenimiento también pueden aumentar los gastos de administración de una extranet. Si bien los costos iniciales pueden ser significativos, puede experimentar reducciones en otras áreas de gastos si implementa una extranet. Por ejemplo, debido a que sus afiliados tienen acceso directo a los documentos en su red, los costos asociados con el envío de información por correo o fax se reducen o eliminan significativamente.
