Aunque no es necesario que todas las reuniones sigan estrictamente las "Reglas de orden de Robert", sí es necesario planificarlas de antemano y mantenerlas en una agenda establecida. Una de las peores cosas que pueden ocurrir en una reunión es cuando el líder pierde el control de los participantes y las discusiones van en numerosas direcciones. En tales casos, poco o nada se logra, y la reunión termina una completa pérdida de tiempo y una marca en contra del convocante.
Artículos que necesitarás
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Agenda
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Blocs de papel
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Lapices
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Materiales y equipos audiovisuales.
Planifique una agenda específica, incluso si solo se cubrirá un tema. Déle una amplia advertencia a cualquiera que deba dar un informe. La agenda explica a todos la razón por la cual se lleva a cabo la reunión y el propósito final. La agenda también debe tener un marco de tiempo, para que los que asistan sepan cómo planificar el resto del día.
Proporcione a los asistentes una copia de los documentos que se discutirán varios días antes de la reunión. Pídales que estén preparados para hablar sobre el informe y que vengan con sus pensamientos y comentarios. No quieres que nadie lea el periódico mientras otros lo discuten.
Extienda el aprecio a cada persona que contribuye a la reunión. Trate de obtener información de cada persona presente y agradezca a cada uno por su participación con un comentario personal.
Envíe a cada uno de los asistentes una nota de seguimiento con los puntos principales que se hicieron durante la reunión. Si es una reunión formal con notas tomadas, cada persona debe revisarlas antes de la próxima vez que se reúna el grupo.
Consejos
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No permita que una persona llegue tarde a cada reunión. Llegar tarde una o dos veces está bien, pero cada vez se muestra una falta de respeto completa.
Advertencia
Si parece que la reunión se llevará a cabo más de diez minutos después de que se indique en la agenda, vote para continuar o volver a reunirse.
