Cuando se celebra una reunión anual de planificación estratégica, la preparación a menudo eclipsa el propósito real de la reunión. Parte de la preparación incluye crear la agenda, invitar a los asistentes, enviar la agenda y preparar el lugar. Sin embargo, si la reunión en sí no se adapta a la lluvia de ideas, la toma de decisiones y la creación de planes, puede que no produzca la innovación y la excelencia estratégica que desea. Si bien el lugar y la organización son importantes, es la calidad de la comunicación cara a cara lo que produce resultados.
Determinar los objetivos de la reunión
Las estrategias normalmente cubren la expansión de la empresa, marketing, líneas de productos, competencia y compromiso financiero. Las reuniones de planificación estratégica que simplemente repasan el plan estratégico anterior con su grupo de administración no examinan el plan para una posible mejora. Si su objetivo es perfeccionar su estrategia para el próximo año, comience la reunión con un análisis FODA de la estrategia actual. Si está liderando la reunión, esté preparado con una lista de problemas y preguntas diseñadas para alentar la discusión. Lleve artículos, documentos técnicos y presentaciones en video para despertar el pensamiento creativo. Desafíe a los participantes a plantear temas incómodos. Los gerentes a menudo no quieren ser la estaca que se levanta, por temor a ser golpeados.
Cree su lista de problemas para una discusión más a fondo
Un emocionante análisis FODA del plan estratégico del año pasado y lo que produjo debería dar como resultado más puntos para discusión y resolución. El uso de una pizarra para enumerar las preguntas o los problemas a medida que surgen le permite mantener su discusión organizada y encaminada. Como líder, continúa desafiando y haciendo preguntas. Una discusión involucrada es exactamente lo que desea, pero mantenga el control de la discusión e intente llevarla a una solución y decisión. Las sesiones individuales pueden generar soluciones innovadoras, así que asigne a los asistentes sesiones temáticas que traten temas clave individuales y pídales que informen conclusiones o ideas nuevas cuando se reanude la reunión.
Revisar decisiones y confirmar
Una razón para celebrar reuniones de planificación estratégica en dos o más días consecutivos es darles a los asistentes tiempo para procesar las ideas planteadas. Lo que parece una buena idea podría revelarse como un error después de una noche de sueño. Después de haber discutido por completo el viejo plan estratégico y haber formulado nuevas ideas, revise cada punto o decisión y vote. Votar compromete a los gerentes a apoyar las decisiones. Si hay desacuerdo en un punto, considere una discusión adicional sobre cómo modificarlo para que todos puedan estar de acuerdo.
Implementación y seguimiento
Por supuesto, la implementación y el seguimiento hacen la diferencia entre una reunión exitosa y un fracaso. Es tan fácil para los gerentes mantener el status quo cuando regresan a sus departamentos, que debe asignar responsabilidades de manera agresiva para la implementación. Como líder, es su responsabilidad hacer un seguimiento para asegurarse de que los gerentes estén llevando a cabo las estrategias y los cambios desarrollados en su reunión de planificación estratégica. Establezca puntos de referencia y revisiones de progreso para evaluar cómo el plan estratégico está beneficiando a la organización y si debe revisarse.
