Un resumen ejecutivo puede acompañar cualquier tipo de informe: es simplemente una consolidación de los detalles importantes si su audiencia no quiere leer todo el informe en sí. Las diferencias están en los detalles más finos. Debe ajustar el formato estándar para adaptarse a su tema y su audiencia. Si su audiencia es militar, Strategic Marketing Group advierte que solo la Marina produce más de 500 millones de páginas de documentación al año. Tener esto en mente debería ser su principal preocupación, ya que el personal puede no tener mucho tiempo para dedicar a sus páginas.
Organizando su información
Su primer desafío es organizar la información en su informe para que pueda incorporar las partes más importantes en un documento mucho más corto: su resumen. Revise el informe completo y elimine la información que desea incluir en su resumen. El orden de presentación debe ser similar a la forma en que aparece la información en el informe. Incluya encabezados en su resumen que coincidan o se puedan conectar fácilmente a las secciones de su informe. Si su informe no se presta a los encabezados, puede anotar en su resumen cuando lo escriba, guiando a su lector hacia dónde puede encontrar información más detallada en el informe más largo. No desea incluir datos específicos en su resumen, pero su lector debería poder encontrarlos si desea saber más.
Escribiendo el resumen
El propósito de un resumen es explicar lo más rápidamente posible toda la información fundamental que su lector necesita para tomar una decisión con respecto al problema que está abordando. Estructura tu resumen para que la información más importante aparezca al principio. Esto debería incluir mencionar el propósito y el alcance de su informe y posiblemente también su conclusión. Es posible que no desee dejar a su audiencia militar adivinando hasta el último párrafo de su resumen. Dependiendo del contenido del informe, puede seguir los procedimientos a implementar, la investigación que ha realizado, el análisis, las opciones y su decisión final. Mantenga sus párrafos cortos, no más de siete u ocho oraciones, y dedíquelos a una sección de su informe. Permanezca dentro de tres páginas a menos que esté resumiendo un informe técnico. En este caso, su resumen puede ser de hasta el 10 por ciento de las páginas de su informe, pero si es tan largo, es aceptable escribir dos resúmenes separados. Cuanto más tiempo se puedan resolver los problemas técnicos, y un resumen más corto de 3 páginas puede ofrecer una visión general de todo el informe. No salte de un lado a otro en pasado, presente y futuro, esto ralentiza la legibilidad.
Dirigiéndose a una audiencia militar
El Strategic Marketing Group informa que el estilo de escritura estándar del Ejército requiere un mensaje claro que promueva la lectura rápida. Si su informe implica hacer un lanzamiento a alguien en cualquier rama de las fuerzas armadas, mantenga las frases de su resumen concisas y al grano. Evite expresar opiniones, tales como: "Creo que esto funcionará porque X es igual a Z". Puede soltar seis palabras diciendo simplemente que "X es igual a Z", luego exponga sus hechos más importantes y los correlacionará con sus resultados anticipados.
Tomar precauciones
Considera a tus lectores si estás discutiendo asuntos militares. Si eres miembro de las fuerzas armadas y escribes a una entidad civil, asegúrate de no incluir ninguna información que sea confidencial o que infrinja la seguridad. Si está escribiendo su informe y resumen a su superior, ambos pueden pasar por otras manos antes de llegar a su escritorio, así que asegúrese de que todos los involucrados estén autorizados para leer lo que ha escrito.
