La administración de proveedores es una habilidad que se puede aplicar a casi cualquier tipo de negocio en cualquier tipo de industria.Dado que es tan ubicuo, hay una serie de mejores prácticas que han surgido para que las utilice a fin de administrar a los socios que le venden artículos que son clave para su negocio. Seguir estas mejores prácticas también garantiza que se mantenga una relación positiva y continua con el proveedor, lo que puede ayudarlo a ahorrar dinero a largo plazo.
Panel de gestión de proveedores
Asegúrese de que su empresa mantiene un interés personal en el proveedor mediante la creación de un panel de partes interesadas que se verán afectadas por la selección del proveedor. Puede usar el panel para obtener opiniones e información sobre el estado operativo actual del proveedor, lo que se necesita en el futuro y si hay algún problema que deba abordarse. Cree el panel antes de seleccionar el proveedor y mantenga el panel durante la duración del contrato del proveedor. Realice reuniones periódicas con el panel para asegurarse de que sus comentarios se conozcan constantemente.
Requisitos y Servicio
Las expectativas que se establecen al comienzo de la relación con el proveedor determinarán cómo se lo trata a medida que avanza la relación. La Solicitud de propuesta, o RFP, y el Acuerdo de nivel de servicio, o SLA, establecerán respectivamente los requisitos mínimos que debe cumplir el proveedor, así como las expectativas de soporte durante la vida de la relación contractual. Estos acuerdos y documentos nunca son unilaterales y deben tener en cuenta los intereses de ambas partes.
Evaluación de Rendimiento
A medida que continúe la asociación con su proveedor, realice evaluaciones periódicas y periódicas de rendimiento para uso interno. Use el panel de partes interesadas que reunió para ayudar a establecer los criterios de evaluación de desempeño y su puntaje. Estos puntajes de rendimiento se pueden utilizar en el futuro cuando llegue el momento de comenzar nuevamente el proceso de selección de proveedores para los mismos requisitos o cualquier otro nuevo que pueda haber surgido.
Negociaciones contractuales
Antes de firmar un contrato con el vendedor, revíselo a fondo y obtenga la ayuda de un abogado si lo necesita. Mire las piezas granulares del contrato para asegurarse de que cumpla con todos los requisitos y expectativas establecidos en la RFP y el SLA. También es importante examinar la duración del contrato. Mientras que obtener recursos del mismo proveedor puede ser conveniente, volverse demasiado dependiente de ellos para demasiadas cosas puede ser peligroso, especialmente si la duración del contrato es por un período de tiempo prolongado.
