La correspondencia comercial suele ser concisa y bien organizada, con los pensamientos del escritor presentados de manera lo suficientemente concisa como para caber en una página. Sin embargo, hay ocasiones en que el mensaje que necesita transmitir requiere dos páginas. El formato correcto de la segunda página de su carta comercial asegura que el lector no pase por alto sus pensamientos finales.
Formato del encabezado de la segunda página
El formato de encabezado de la segunda página que elija depende de usted, pero siempre debe incluir al menos el nombre completo de la persona a quien se escribe la carta. El encabezado de la segunda página también puede incluir el número de página y la fecha de la carta.
Algunos escritores prefieren usar una sola línea en la segunda página de su carta comercial. Esto se conoce como el formato horizontal. Por ejemplo, escriben el nombre del destinatario en el margen izquierdo, centran el número de página y escriben la fecha justificada en el margen derecho. Usando este formato, casi parece que estás creando tres columnas.
Otra forma de formatear la segunda página es usar el formato de bloque, lo que significa que escribe el nombre del destinatario en la línea superior debajo del margen de una pulgada y luego escribe el número de página en la siguiente línea y la fecha en la tercera línea. Por ejemplo:
Sr. Davey Jones
Página 2
1 de octubre de 2018
En lugar de utilizar el margen justificado a la derecha, simplemente pase el centro de la página casi hasta el margen derecho. Cuando los lectores miran la segunda página, lo primero que ven es su nombre, el número de página y la fecha. De esta manera, si elige grapar la primera y la segunda página, el área grapada no cubre el encabezado de la segunda página.
Una vez que tenga el encabezado en su lugar, debe dejar tres líneas en blanco antes de incluir el resto de su carta comercial. Asegúrese de tener suficiente texto para justificar una segunda página. Si solo tiene una o dos líneas adicionales, intente cortar su carta para que quepa en una sola página. Además, asegúrese de no comenzar la segunda página de su carta en la mitad de una oración. Cuando sea posible, comience un nuevo párrafo en la segunda página para que su carta fluya mejor.
Creando el margen de la segunda página
Si tiene una carta comercial de dos páginas, es posible que desee grapar las dos páginas juntas. Sin embargo, es aceptable si simplemente doblas las dos páginas de tu carta para que encajen en el sobre. Si grapas las páginas, el lector obviamente sabe que hay más en tu mensaje que el contenido en la primera página. Sin embargo, si elige no grapar, asegúrese de comenzar su formateo lo suficientemente hacia abajo desde el borde superior de la segunda página para que el lector se dé cuenta de que la segunda página es tan importante como la primera. Es habitual un margen de una pulgada desde la parte superior de la página. Ahí es donde comenzarás el encabezado de la segunda página.
Obtener la información correcta del destinatario
Debido a que la segunda página de su carta comercial contiene el nombre del destinatario, es fundamental que tenga el nombre del destinatario escrito correctamente en la primera página de la carta, seguido de su título y dirección de correo correctos. En la primera página de su carta comercial, la información del destinatario sigue la fecha y su dirección de retorno.
Si no está seguro de cómo se deletrea la información del destinatario, consulte el sitio web de la empresa o llame a la secretaria o recepcionista de la empresa. No se arriesgue a avergonzarse y posiblemente ofender al destinatario utilizando información incorrecta u obsoleta.
