Ya sea que ejecute una pequeña empresa o administre sus finanzas, es esencial que comprenda las diferencias entre los gastos reembolsables y los ingresos sujetos a impuestos. El IRS es particular cuando se trata de lo que puede ser clasificado como un gasto reembolsable, y las sanciones pueden resultar si lo hace de manera incorrecta. El mantenimiento cuidadoso de los registros y el mantenimiento de los recibos son esenciales para que su empresa sea auditada.
¿Qué son los gastos reembolsables?
Cuando proporciona bienes o servicios a un cliente, puede haber ocasiones en las que asuma el costo de un servicio o artículo adicional por cortesía para ese cliente. Puede optar por no facturar al cliente estos costos. Sin embargo, si lo hace, la cantidad aparecerá más adelante como ingreso en su plan de cuentas. Dado que no se trata de un ingreso regular, es necesario diferenciarlo.
En cualquier momento en que incurra en gastos en nombre de un cliente durante el curso de su trabajo, esos costos caerían dentro de la categoría de gastos reembolsables. Por ejemplo, las tarifas de entrega o los gastos de viaje podrían contar como gastos reembolsables. Los costos de combustible, comidas o habitaciones de hotel también se pueden clasificar como reembolsables. En el negocio normal, el tratamiento contable de reembolso dicta que esto es un gasto cuando se incurre en él y una partida de ingresos cuando se lo factura al cliente.
Si usted es una pequeña empresa y está utilizando un subcontratista, es posible que tenga que lidiar con gastos adicionales reembolsables llamados gastos de transferencia. Por ejemplo, si está prestando servicios de mantenimiento de sitios web a su cliente por $ 500 al mes y le está pagando a un subcontratista $ 500 por mes para que realice el trabajo, ese gasto no es un ingreso para usted, sino un gasto de transferencia. Deberá proporcionar al Formulario 1099 al subcontratista al final del año fiscal y mantener registros cuidadosos de lo que facturó a su cliente y lo que pagó por el mismo trabajo.
¿Son reembolsables los ingresos gravables?
Cuando se paga un reembolso a un empleado o a la empresa, se debe registrar adecuadamente para que se considere no tributable. Por ejemplo, en el recibo de sueldo de un empleado, un reembolso debe anotarse como tal y no simplemente incluirse entre los otros ingresos del empleado. En el plan de cuentas de su empresa, deberá tener en cuenta que es un gasto reembolsable cuando lo documenta por primera vez. De esta manera, puede realizar una verificación cruzada con su lista de ingresos más adelante para verificar que no esté sujeta a impuestos.
Siempre que los gastos y los rubros de ingresos se hayan documentado y rastreado adecuadamente, los reembolsos no se consideran ingresos imponibles. En este caso, no se le paga por un bien o servicio, sino que está generando una cierta cantidad de dinero ahora que se le reembolsará más adelante.
Seguimiento adecuado de los gastos reembolsables
Además de documentar correctamente los gastos reembolsables en su plan de cuentas, deberá mantener registros cuidadosos. Archivo de todos los recibos, declaraciones u otra documentación relacionada con el gasto si es posible. Conserve una copia con los documentos fiscales del año fiscal para que pueda consultarla en el caso de una auditoría o cualquier pregunta que pueda surgir. Sin la documentación adecuada, el IRS podría argumentar que su gasto reembolsable debería haber sido tratado como un ingreso sujeto a impuestos, lo que llevaría a que su compañía deba más al final del año fiscal.
