Las organizaciones no pueden aceptar todas las propuestas que reciben y, por lo tanto, deben escribir cartas para informar a las empresas que están rechazando sus propuestas. Esto a menudo se maneja a través de correo electrónico. La empresa que rechaza las propuestas crea una carta y la envía por correo electrónico a las empresas correspondientes. Cada vez que una empresa escribe una carta de rechazo, debe considerar varios puntos clave, entre ellos mantener las cartas diplomáticas, sinceras y breves.
Usa una línea de asunto. Cuando escribe un correo electrónico, existe la opción de completar un asunto en la línea de asunto. Cuando escriba una carta de rechazo de la propuesta, use la línea de asunto para informar a la persona sobre el correo electrónico. No tiene que contener las palabras "Rechazo de la propuesta", pero puede indicar algo como "En respuesta a su propuesta".
Mantenga el formato simple. No utilice tipos de fuentes elegantes ni ningún tipo de formato especial. Use el formato estándar que tienen la mayoría de los correos electrónicos y mantenga las palabras a ras del margen izquierdo.
Dirección del correo electrónico. Comience el correo electrónico dirigiéndolo a la persona de contacto que escribió la propuesta original. Si no hay una persona de contacto específica en la propuesta, diríjala al departamento de recursos humanos de la empresa.
Indique el propósito del correo electrónico. Sea claro, directo y diplomático al comenzar la carta. Informe al lector que está escribiendo esta carta para, lamentablemente, informarle que su compañía está rechazando la propuesta que él o su compañía presentaron. Asegúrese de incluir el nombre de su empresa y el propósito de la propuesta original.
Incluya una razón. Una carta de rechazo debe ser sincera y sincera. Debido a esto, la mayoría de las empresas incluyen una razón que explica por qué rechazan la propuesta. Las razones varían para el rechazo de la propuesta, pero comúnmente están vinculadas a los costos.
Ofrecer deseos positivos al lector.Informe al lector que desea que él y su negocio estén bien en el futuro e invítelo a ofrecer propuestas para futuros proyectos que su empresa pueda tener.
Firma la carta. Al final del correo electrónico, firme la letra "Atentamente" seguido de su nombre y título.
Consejos
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Siempre asegúrese de revisar las cartas comerciales antes de enviarlas. No diga cosas negativas sobre la compañía, en lugar de eso, intente mantener la letra positiva.
