Ya sea que se reúna con los clientes para presentar una propuesta o se lleve a cabo un almuerzo de trabajo con el personal, enviar una invitación por correo electrónico puede ser una forma rápida y eficaz de coordinar el evento.
Tenga en cuenta su audiencia. El tono de su correo electrónico deberá adaptarse a la persona que invite a la reunión del almuerzo. Un tono informal funciona bien si su reunión del almuerzo es con el personal y pasará el tiempo discutiendo estrategias y haciendo una lluvia de ideas. Si el propósito de la reunión es más serio, deberá aclararlo en su correspondencia a los miembros del personal invitados. Si la reunión del almuerzo es con los clientes, es posible que necesite un tono más formal, dependiendo de su relación de trabajo con ellos.
Localice un restaurante que pueda acomodar a su grupo. Dependiendo del número de invitados, es posible que desee buscar una instalación que tenga una habitación privada disponible. Cuando planee una reunión de almuerzo con los clientes, puede ser útil encontrar un restaurante que sea menos agitado, donde la conversación no sea tensa debido al ruido.
Decida a quién invitar a la reunión del almuerzo y consulte el calendario de la oficina para determinar si todas las partes estarán disponibles en la fecha en cuestión. Para las reuniones de almuerzo del personal, haga una llamada rápida para preguntar si los invitados seleccionados estarán disponibles ese día y luego pídales que lo mantengan abierto mientras se finalizan los planes.
Llame al restaurante de su elección y haga una reservación provisional. Hágales saber que es posible que deba ajustar el número de asistentes más cerca de esa fecha. Si descubre que tendrá muchos más asistentes de los planeados originalmente, asegúrese de notificar al restaurante lo antes posible para que el personal pueda satisfacer sus necesidades.
Redacte su correo electrónico, incluidas las direcciones de correo electrónico de cada persona que desee invitar. Utilice la línea de asunto para indicar el motivo del correo electrónico. Incluya palabras como "Importante" o "Marque sus calendarios", e incluya la fecha y el motivo. Por ejemplo, su tema podría leerse: "Importante: Se necesita almuerzo de trabajo el 18/2/09-RSVP". Para almorzar con un cliente, por supuesto, deberá ajustar la línea de asunto y entregarla a una solicitud, en lugar de a una demanda.
Use el cuerpo del correo electrónico para explicar la necesidad de la reunión del almuerzo y lo que le gustaría que los participantes traigan o compartan durante la reunión. Dependiendo de lo difícil que sea sujetar a la gente, es posible que desee solicitar su RSVP, para que pueda finalizar el recuento de reservas con el restaurante.Si está preparando un almuerzo para el cliente, es posible que desee solicitar una reunión para el almuerzo e indicar qué elementos le gustaría discutir con ellos.
Consejos
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Su enfoque debe basarse en el ambiente de trabajo de su empresa, desde informal hasta formal. Envíe una copia al personal administrativo para que se pueda actualizar el calendario de la oficina.
