La información confidencial es cualquier dato que desea mantener completamente privado, ya sea por razones comerciales o personales. Si envía información confidencial a otra parte, es una acción arriesgada. Debe proteger el mensaje confidencial tal como protegería cualquier cosa que crea que tiene un alto valor.
Escenarios comunes
Las empresas generalmente envían información confidencial a otros socios comerciales o colegas con respecto a proyectos de alto secreto. Un ejemplo es si una compañía está considerando una fusión con otra, necesita comunicar el plan propuesto y no quiere que los competidores lo sepan todavía. Otro escenario común en el que una parte tiene que transmitir información confidencial es si un escritor de películas desea enviar un guión inédito a un director. Un empleador podría enviar una oferta de empleo confidencial a un candidato, o el candidato podría solicitar mantener su solicitud en privado. En los tres casos, es prudente redactar una carta de presentación de confidencialidad como un preámbulo a la información adjunta.
¿Por qué una carta de presentación?
Cuando envía información confidencial, ya sea por correo electrónico o por correo, corre el riesgo de que sea interceptada por terceros no autorizados. Pero incluso si la información llega a su destinatario de manera segura, todavía corre el riesgo de ser descuidado por parte del destinatario cuando se trata de administrar la información y mantenerla en privado. Puede minimizar el riesgo al redactar una carta de presentación que refuerza su deseo de confidencialidad completa.
Qué incluir
Uno de los primeros elementos que debe incluirse en una carta de presentación es la etiqueta "Confidencial" o "Personal y confidencial" impresa en negrita, en mayúscula en la parte superior o directamente sobre el cuerpo de la carta. Recuerde al destinatario en términos generales a qué se refiere la comunicación, como "la discusión que tuvimos recientemente con respecto al Proyecto X". Exprese claramente que todo el contenido de lo que el destinatario está a punto de leer debe mantenerse en absoluta confidencialidad, no hay ninguna parte Debería verlo excepto los destinatarios explícitamente nombrados.
Otras Consideraciones
Antes de enviar un documento confidencial a la otra parte en determinadas circunstancias, es aconsejable que la persona revise y firme un acuerdo de confidencialidad (NDA), especialmente si se trata de datos extremadamente confidenciales. La NDA define lo que se incluye cuando se refiere a información confidencial, las obligaciones del destinatario y cualquier plazo específico para mantener la privacidad de la información. Reafirme los términos clave de su acuerdo de no divulgación en su carta de presentación. También debe incluir una copia de la NDA firmada directamente detrás de la carta de presentación.
