Una biblioteca es tan buena como su sistema de indexación: sin Dewey Decimal, la Biblioteca del Congreso y algún tipo de catálogo de volúmenes, nadie podría encontrar el libro correcto de forma rápida o confiable para hacer que la biblioteca sea útil. Hasta que las bibliotecas públicas modernas se convirtieron en la norma a mediados del siglo XIX, los bibliotecarios profesionales memorizaron la ubicación de los tomos a su cargo. Más tarde, los sistemas manuales como los catálogos de tarjetas ayudaron a los usuarios a buscar la ubicación de los libros que querían. Desde la década de 1990, la mayoría de las bibliotecas han automatizado algunos aspectos de sus operaciones. A pesar del costo y el esfuerzo de instalar estos sistemas, son un modelo superior cuando se consideran las desventajas de los métodos anteriores.
Vulnerabilidad al error humano
Cada sistema con el que trabajan los seres humanos es vulnerable a los errores cometidos por un miembro del equipo distraído, fatigado o incompetente. Los sistemas automatizados aún requieren interacción humana, pero reducen la cantidad de decisiones u operaciones que un humano debe realizar. Ya sea que presente una solicitud de reserva del usuario o rastree la llegada de nuevos libros, cada paso que maneja una computadora hace que todo el sistema sea más eficiente porque es menos propenso a cometer errores.
Los costos aumentan con el tiempo
La instalación de un sistema automatizado puede costar entre $ 20,000 y $ 50,000 por biblioteca solo para el equipo. A pesar de estos costos iniciales, la automatización ahorra dinero con el tiempo. Este ahorro viene en dos formas. Muchas operaciones, una vez operadas, continúan sin la participación de un miembro del personal, por ejemplo, generando informes sobre solicitudes de préstamos entre bibliotecas o enviando avisos de vencimiento electrónicos. Las operaciones que aún necesitan un ser humano, como el procesamiento de libros devueltos, ocurren más rápidamente con el soporte de la automatización. En ambos casos, la biblioteca puede reducir el personal para reducir su presupuesto o aplicar los fondos ahorrados a tareas y programas más orientados al cliente.
Las búsquedas llevan más tiempo y son menos eficientes
La búsqueda de un libro específico en un catálogo de tarjetas, el sistema de biblioteca manual más icónico, significa pasar de un índice a otro cuando cambia su búsqueda de autor a título. Con un sistema automatizado, puede realizar cualquier tipo de búsqueda que desee desde la misma ubicación con unos pocos clics. Esto ahorra tiempo a los usuarios en comparación con el método anterior y necesita menos ayuda de los empleados de la biblioteca. Debido a que todos los índices son virtuales en lugar de físicos, un sistema automatizado puede tener más categorías de búsqueda sin agregar otro mueble. Los usuarios pueden buscar por una variedad más amplia de palabras clave y conceptos que con un catálogo de tarjetas. Los catálogos automatizados también se pueden poner en línea, lo que permite que un usuario confirme que hay un libro disponible en casa en lugar de ir a la biblioteca y sentirse decepcionado.
Dejado atrás en la autopista de la información
Las bibliotecas y la información se están digitalizando a un ritmo rápido. Cualquier biblioteca que todavía use un sistema operativo manual no puede conectarse a recursos digitales. Esto hace que compartir información y publicaciones sea mucho más difícil y lento que con un sistema automatizado. A medida que avanza el siglo XXI y los recursos se vuelven completamente digitales, los usuarios de bibliotecas manuales no podrán acceder a un porcentaje creciente de información.
Poner límites al futuro
Los libros electrónicos, podcasts, blogs y videos tutoriales son parte de cómo el mundo moderno comunica la suma del conocimiento humano. Las bibliotecas con sistemas manuales tienen acceso limitado a este creciente cuerpo de trabajo. Por el contrario, cualquier sistema automatizado de calidad otorgará de forma predeterminada acceso remoto y en el sitio a la mayoría de estos recursos.
