La contabilidad manual implica el uso de libros de contabilidad y revistas de papel para registrar transacciones financieras. Estas herramientas son de una época pasada. Los contadores, a menudo con visores verdes y brazaletes negros, usarían la contabilidad manual para ayudar a mantener la calificación financiera de sus compañías. Las empresas hoy en día todavía pueden utilizar la contabilidad manual para algunos procesos. Las desventajas, sin embargo, pueden debilitar las actividades contables manuales.
Pérdida de tiempo
Los procesos contables que utilizan el diario y los libros de contabilidad o herramientas similares requieren mucho tiempo para completar las tareas. Los contadores deberán localizar cuentas y diarios en el sistema antes de registrar las entradas. Verificar los saldos de las cuentas y revisar la información también es difícil. Los contadores también pueden necesitar revisar varios documentos para localizar la información solicitada por los ejecutivos. Copiar esta información también puede ser difícil.
Sujeto a errores
Los errores pueden ser bastante frecuentes en los procesos contables manuales. Los errores comunes son ingresar información en cuentas incorrectas, transponer figuras o registrar información al revés. Si bien estos errores también se encuentran en los sistemas contables modernos, los sistemas manuales no tienen controles y balances internos. Los contadores que investigan errores a menudo pasan varias horas para localizar y corregir las entradas. Los contadores múltiples que trabajan en varios libros contables manuales pueden exacerbar estos problemas.
Falta de seguridad
La falta de seguridad es otra desventaja común de la contabilidad manual. Es posible que las compañías no puedan impedir que los empleados revisen datos confidenciales en libros de contabilidad y revistas. Los archivos copiados y almacenados en una computadora también pueden ser menos seguros. Esto puede permitir que los empleados abusen de la información financiera a través de fraude o malversación. Los empleados descontentos también pueden dañar irreparablemente la información y destruir importantes registros financieros.
Pocas copias disponibles
Las grandes organizaciones a menudo encuentran difícil la contabilidad manual debido a la falta de múltiples libros de contabilidad y revistas. La mayoría de las empresas tendrán un diario de cuentas por pagar, cuentas por cobrar, nómina, activos fijos, etc. Esto significa que solo un contador puede trabajar en un diario en un momento dado. La separación de estos libros de contabilidad en libros de reserva puede resultar en menos seguridad y en el potencial de duplicación de información en el sistema de contabilidad.
