El IRS tiene un programa de información que requiere que las empresas presenten ciertas declaraciones de información. Las diversas formas 1099 son parte de este programa. Las empresas deben emitir los formularios 1099 para diversos tipos de pagos realizados a contratistas independientes, proveedores de servicios profesionales y otras personas y entidades. El IRS compara la información 1099 con la parte correspondiente para garantizar que los pagos recibidos se informen correctamente como ingresos. Es importante que las pequeñas empresas cumplan con los requisitos de informes 1099; El IRS impone sanciones severas para el incumplimiento.
Los requisitos de información
Existen numerosos formularios 1099 utilizados para informar una variedad de transacciones. Sin embargo, el 1099 más común para una pequeña empresa es el formulario 1099-MISC, que se utiliza para informar los pagos de ingresos varios a los no empleados (contratistas). Este formulario 1099 se debe entregar al contratista antes del 31 de enero y al IRS antes del 28 de febrero del año siguiente. Las copias también deben enviarse a los estados donde sea necesario. La empresa también debe presentar un formulario 1096, que resume la información del formulario 1099 MISC. El formulario 1096 y el formulario 1099 se archivan junto con el IRS como un paquete.
Debería haber un 1099-MISC archivado por cada persona pagada, de la siguiente manera: “Pagos de $ 600 dólares o más a empleados contratados, contratistas independientes y / o consultores, médicos, corporaciones de médicos u otros proveedores de servicios médicos o de salud, compras de Pescado para reventa y ganancias del seguro de cosechas. -Pagos de $ 10 o más por regalías, sustitutos por dividendos e intereses exentos de impuestos. -Pagos de cualquier cantidad a abogados y tripulantes de barcos de pesca. -Pagos de cualquier monto a personas sujetas a las reglas de retención de respaldo. Se venden $ 5,000 o más de productos de consumo para revender en cualquier lugar que no sea un establecimiento minorista permanente.
Sanciones por presentación tardía
Los formularios 1099 MISC presentados después de las fechas de vencimiento de las devoluciones están sujetos a las siguientes penalidades: - Para correcciones realizadas dentro de los 30 días posteriores a la fecha de presentación, la multa es de $ 15 por 1099, con un máximo anual de $ 25,000 para pequeñas empresas. - Para las correcciones hechas entre el 1 de abril y el 1 de agosto del año calendario en que venció el 1099, la multa es de $ 30 por cada 1099, con un monto máximo anual de $ 50,000 para pequeñas empresas. -Para las correcciones después del 1 de agosto del año en que vence el 1099, la multa es de $ 50 por 1099, con un monto máximo anual de $ 100,000 para pequeñas empresas.
Empleado Versus Contratista Independiente
A menudo es difícil para las pequeñas empresas determinar si un trabajador es un empleado o un contratista independiente. Como regla general de acuerdo con el IRS, "un trabajador es considerado un contratista independiente si está sujeto a la dirección o el control de otro con el fin de describir el trabajo a realizar, pero no en cuanto a los medios y métodos por cual el trabajo se realiza ".
El IRS a menudo desafía la clasificación de empleo. El IRS utiliza los 20 factores clave enumerados en el Procedimiento de Ingresos 85-18 para determinar el estado del trabajador. Si el IRS impugna con éxito la clasificación de un trabajador, la pequeña empresa sería responsable de retener los impuestos y estaría sujeta a multas y sanciones por no retener y pagar los impuestos adeudados.
Empleados legales
Algunos trabajadores son clasificados automáticamente como empleados por ley. La empresa debe primero determinar si el trabajador es un "empleado legal" o un "contratista legal independiente". Si el trabajador no está incluido en ninguna de estas categorías, entonces la empresa debe evaluar el estado del trabajador según la norma 20- prueba de factor
Conclusión
El incumplimiento de los requisitos de informe 1099 puede tener graves consecuencias para las pequeñas empresas. Si hay alguna duda sobre la capacidad de la empresa para manejar los requisitos de informes 1099, se debe obtener ayuda profesional externa.
