Una encuesta global de nómina de 2013 realizada por Ernst and Young reveló que el 12 por ciento de los encuestados subcontrataron su nómina a un solo proveedor. Aproximadamente el 28 por ciento utilizó un sistema de nómina interno completo, y el 60 por ciento aplicó un modelo híbrido, externalizando solo aspectos específicos de su nómina y completando el resto internamente. Un servicio de nómina puede ser un negocio rentable si adopta el enfoque correcto.
Modelo de negocio
Algunas compañías de nómina prestan servicios solo a tipos específicos de clientes, mientras que otras atienden a todo tipo de empresas. Analice de manera realista sus calificaciones y recursos, y luego decida cuál es su modelo de negocio de nómina. Por ejemplo, puede dirigirse únicamente a restaurantes, empresas de construcción u oficinas pequeñas. Si desea prestar servicios a compañías más grandes, como aquellas con más de 1,000 empleados, es posible que deba realizar tareas complejas, que incluyen múltiples estados, día de pago múltiple, embargo de salarios y procesamiento de beneficios. Es más probable que una empresa más pequeña tenga un día de pago, como semanal o quincenal, y todos sus empleados en un estado. A menos que haya prestado servicios a una empresa grande antes y tenga el apoyo administrativo adecuado, es probable que le resulte difícil atraer a tales clientes. Ya que está comenzando, puede ser mejor apuntar a clientes más pequeños.
Estrategias para Elegir Clientes
Al elegir cuidadosamente a sus clientes, puede evitar clientes difíciles e incompatibles. No tengas la tentación de aceptar a cada posible cliente que se te presente simplemente porque recién estás comenzando. Evalúe a los clientes potenciales a fondo y preste atención a las señales de advertencia. Por ejemplo, acepte solo clientes con una dirección comercial verificable y tenga cuidado con los clientes nuevos que solicitan el depósito directo al día siguiente. En este último caso, haga que el cliente le envíe los fondos de nómina antes de realizar la transacción de depósito directo. Trate de atraer clientes con nóminas estables en lugar de clientes únicos.
Servicios y estructura de precios
Cree una lista estructurada de precios y servicios para fines de marketing e información. Los servicios pueden incluir depósito directo, cheques en vivo, deducciones de cheques de pago, embargos de sueldo, seguimiento de tiempo libre pagado, contribuciones del empleador, informes de nómina y recordatorios, autoservicio de empleados y acceso móvil. Investigue lo que sus competidores están cobrando y haga que su lista de precios sea competitiva. Por ejemplo, puede ofrecer el procesamiento de cheques de pago, depósito directo, acceso en línea de empleados y empleados, y la presentación estándar de impuestos por una tarifa mensual fija. Los servicios complementarios, como el procesamiento W-2 y la emisión de cheques de pago de emergencia, incurrirían en costos separados. Examine la frecuencia de pago del cliente, el número de empleados y la complejidad de la nómina al establecer los precios. Considere ofrecer incentivos, como pruebas gratuitas y descuentos. Invierta en software de nómina que soporte sus servicios.
Consideraciones legales
Cuando obtenga nuevos clientes, los detalles de cada contrato deben ser específicos para el cliente. Por ejemplo, el contrato debe indicar con qué frecuencia ejecutará la nómina, los servicios que brindará, las tareas de las que el cliente será el único responsable, los costos relacionados y cómo se manejarán los errores de la nómina. Por ejemplo, el Servicio de Impuestos Internos considera que el empleador es responsable de los errores fiscales de nómina que comete un tercero, pero algunos estados responsabilizan al proveedor del servicio de nómina. Si corresponde, registre su negocio con la agencia gubernamental local o estatal y obtenga un número de identificación de empleador del Servicio de Impuestos Internos. Por ejemplo, en Arizona, no cumple con la definición de una compañía de servicios de nómina si sus clientes pagan y presentan sus propios impuestos.
