Las empresas contratan con empresas externas para proporcionar una variedad de tareas de mantenimiento de forma regular. Estas empresas externas incluyen servicios de limpieza, cuidado de plantas y eliminación de basura. Estas actividades quedan fuera de la operación principal del negocio. Contratar estas responsabilidades le permite a la compañía enfocarse en su operación comercial.
Compra inicial
Las empresas celebran contratos de mantenimiento prepagos por varios meses a la vez. La compañía paga el monto total del contrato por adelantado y la compañía de mantenimiento se compromete a proporcionar el servicio durante la duración del contrato. Cuando la compañía entra en el contrato, la compañía registra el contrato como un activo prepago en los registros contables. El contador lo registra debitando "Contrato de mantenimiento prepagado" y acreditando "Efectivo" por el monto pagado por el contrato.
Ajuste Periódico
Al final de cada período, una parte del contrato expira. Durante el período, el contratista presta servicios de mantenimiento a la empresa. Dado que el pago completo ya se realizó, no se requieren pagos adicionales. Sin embargo, el vencimiento de la parte del contrato debe ser registrada. El contador determina el monto del contrato que expiró al tomar el pago completo del contrato y dividirlo por el número de períodos cubiertos por el contrato. El contador carga los "Gastos de mantenimiento" y acredita el "Contrato de mantenimiento prepagado" por el monto en dólares de la parte vencida del contrato.
Informes de balance
Los contratos de mantenimiento prepago son cuentas corrientes de activos. Un activo corriente será utilizado dentro de un año. Un contrato de mantenimiento prepago rara vez se extiende más allá de un año y califica como un activo actual. El balance general divide los activos en activos corrientes y activos no corrientes. El balance general enumera los activos actuales primero.
Informe de estado de ingresos
El estado de resultados comunica la rentabilidad de la empresa al restar los gastos de los ingresos para determinar el ingreso neto. El contador incluye todos los gastos operativos. La parte vencida del contrato de mantenimiento, o "Gastos de mantenimiento", se informa en el estado de resultados para llegar al ingreso neto de la empresa.
