Cuando usted alquila en lugar de una propiedad propia, se compromete a pagar el alquiler, las cuotas de mantenimiento y otros gastos al propietario. El efectivo que paga cada mes o trimestre se denomina gasto de alquiler. Este dinero se registra en su cuenta de resultados durante el mes al que se refiere la renta. El alquiler pagado por anticipado es el alquiler que usted paga antes de la fecha de vencimiento. Representa un pago por adelantado para un beneficio futuro, por lo que lo registrará como un activo para la empresa.
¿Qué es el alquiler prepago?
Cuando una empresa arrienda locales tales como una oficina, una tienda minorista o un edificio de fábrica, el alquiler generalmente se adelanta por adelantado para el mes o trimestre cubierto por el pago de la renta. Por ejemplo, el alquiler de junio puede vencer el 31 de mayo o el 1 de junio. Muchas empresas pagan el alquiler con cheque. Esto significa que deben organizarse y recibir el cheque por correo unos días antes de la fecha de vencimiento. De lo contrario, es posible que el propietario no reciba el cheque de la renta a tiempo y que el negocio sufra graves consecuencias comerciales, como intereses, cargos por demora y un posible aviso de desalojo.
El alquiler pagado por adelantado es simplemente el monto pagado por el alquiler antes del período de alquiler al que se refiere. Cuando escribe un cheque en mayo que cubre el alquiler de junio, ha realizado un pago prepago del alquiler. Algunas empresas pueden prepagar el alquiler unos pocos días cada mes para garantizar que el cheque de alquiler llegue a tiempo. Otros optan por pagar varios meses de alquiler por adelantado por razones comerciales, por ejemplo, para obtener un descuento de alquiler o solo para la tranquilidad de saber que el alquiler está pagado. Cualquiera que sean sus razones, si está abriendo la chequera antes de la fecha de vencimiento del alquiler, está pagando por adelantado el alquiler.
¿Qué son los gastos de alquiler?
Los gastos de alquiler son todos los costos asociados con el arrendamiento de una propiedad durante un período de reporte. Obviamente, incluye el alquiler que paga cada mes o trimestre, pero también incluye cualquier otro gasto necesario para utilizar una propiedad. Por ejemplo, puede pagar dinero extra para cubrir aspectos tales como seguros, mantenimiento, reparación de áreas comunes del edificio y seguridad.
Los gastos de alquiler son costos fijos, a diferencia de los costos variables, lo que significa que usted debe pagarlos cada mes o trimestre, independientemente de la cantidad de producto que esté produciendo. Incluso si cierra las operaciones durante un mes, todavía tiene que pagar su alquiler y otros compromisos de arrendamiento. Como tal, los gastos de alquiler pueden ser un drenaje material para los ingresos operativos de una empresa.
¿Cuáles son las diferencias entre el alquiler prepago y los gastos de alquiler?
En términos sencillos, la diferencia es simple: un gasto de alquiler es el monto que debe pagar en virtud de un contrato de arrendamiento, y el alquiler pagado por anticipado es cualquier gasto de alquiler que pague antes de la fecha de vencimiento. En términos contables, las cosas se ponen un poco más complicadas.
Los gastos de alquiler generalmente se incluyen en la categoría de Gastos de ventas, generales y administrativos que se incluyen en el estado de resultados. Otros artículos de SG&A incluyen gastos tan diversos como salarios, suministros de oficina, seguros y litigios. Los gastos de alquiler se clasifican como SG&A porque una empresa utiliza sus bienes raíces para operar y ganar dinero.
Las empresas manufactureras pueden tratar sus gastos de alquiler de manera ligeramente diferente. Es mucho más común que estas empresas incluyan los gastos de alquiler como parte de los gastos generales de fábrica. Esto se debe a que el alquiler de las instalaciones de la fábrica está vinculado a la producción; sin una fábrica, no habría producto. El alquiler no vinculado a la producción, como el espacio de oficinas, se carga a SG&A. Sin embargo, al final del día, realmente no importa en qué categoría aparezca el gasto de alquiler: el efecto final es el mismo.
¿Cuál es el efecto final? Siempre que acumule un gasto de alquiler, acreditará la cuenta de efectivo y cargará el gasto de alquiler / cuenta de SG&A. En el estado de resultados, los gastos de administración y ventas se enumeran en los ingresos y aparecen en el mismo bloque que otros gastos, como la depreciación y el costo de los bienes vendidos. Los ingresos totales menos el costo de los bienes vendidos le dan su ganancia bruta. Ganancia bruta, menos gastos operativos - SG&A - es igual a la utilidad operativa. El ingreso operativo es una medida de la cantidad de sus ingresos que eventualmente se convertirá en ganancias después de que los contadores hayan deducido cosas como los impuestos. Por lo tanto, cuanto mayores sean los gastos de alquiler, menores serán los ingresos operativos. Los gastos de alquiler tienen un impacto directo en la cantidad de efectivo en su bóveda corporativa.
Para comprender cómo el alquiler prepagado se ajusta a este análisis, debe saber que una entrada de gastos de alquiler indicará el costo de ocupar espacio durante el intervalo de tiempo indicado en el estado de resultados, incluso si el alquiler no se pagó dentro de ese período. Entonces, si la compañía ABC está preparando su cuenta de resultados para junio, y el alquiler de junio llega a $ 5,000, entonces ABC registrará un gasto de alquiler de $ 5,000. La compañía hace la misma entrada sin importar si pagó la renta en junio o en mayo.
Para hacer frente a esta anomalía de tiempo, la empresa debe registrar el monto del alquiler pagado por adelantado que aún no se ha consumido. Lo hace en la sección de activos corrientes del balance. Volviendo al ejemplo anterior, si ABC pagara el alquiler en mayo, registraría el prepago de $ 5,000 como activos actuales hasta que el costo sea realmente incurrido. Para fines contables, el alquiler prepago es un beneficio que la compañía aún no ha disfrutado, pero que disfrutará en algún momento en el futuro. Es un activo para la empresa.
Por qué las empresas utilizan el alquiler prepago
Las empresas en su mayoría utilizan el alquiler prepago por necesidad comercial. Una de las cláusulas esenciales de un arrendamiento comercial se refiere a la fecha de vencimiento del pago del alquiler. Normalmente, la renta anual se debe en 12 pagos iguales en cualquier fecha que especifique el contrato de arrendamiento o en cuatro pagos iguales. Cuando el alquiler se paga trimestralmente, el contrato de arrendamiento especificará las cuatro fechas de pago de alquiler, como el 1 de enero, el 1 de abril, el 1 de julio y el 1 de octubre. No hay magia en estas fechas, simplemente han surgido por convención.
Sin embargo, lo que encontrará es que siempre se le pedirá que pague el alquiler con un mes o tres meses de anticipación, lo que da lugar a una situación de alquiler prepago. Los bancos y los prestamistas hipotecarios usualmente insisten en que los arrendadores reciban el pago de la renta antes de que el pago de la hipoteca sea el mismo período; hay una mayor probabilidad de que el pago de la hipoteca sea cubierto por los ingresos del alquiler. Por lo tanto, le será difícil encontrar un propietario que le permita pagar la renta atrasada.
En algunos casos, puede elegir pagar más de un pago de alquiler por adelantado. Por ejemplo, podría ofrecer pagar un año completo de alquiler por adelantado para asegurar una propiedad particular cuando la competencia es feroz. O bien, puede acordar pagar unos meses de alquiler por adelantado a cambio de algún otro edulcorante, como un descuento del 10 por ciento en el alquiler. Cada negocio tendrá sus propios conductores comerciales para poner un sobre de efectivo en la mesa.
Lo único por lo que no puede usar el alquiler prepago es obtener deducciones de impuestos adicionales. En general, una empresa reclamará una deducción en el mismo año en que paga el gasto comercial. Entonces, si pagó una prima de seguro de $ 2,000 en 2018, reclamaría la deducción en 2018. Ahora, imagine que tiene un contrato de seguro de varios años a una tasa de $ 2,000 por año. Si lo desea, puede pagar las primas de 2018 y 2019 al mismo tiempo y deducir el pago de $ 4,000 en 2018. Esto puede ser ventajoso dependiendo de su situación fiscal. Lamentablemente, el alquiler prepagado es una excepción a la deducción cuando usted paga la regla. Si paga $ 50,000 en junio por un año de alquiler, solo podría deducir siete meses de ese alquiler el 31 de diciembre.
Ejemplos de gastos de alquiler
Una característica importante del arrendamiento comercial es que la renta rara vez se mantiene constante durante el plazo del arrendamiento. La mayoría de las empresas firman contratos de arrendamiento con plazos de cinco o diez años, con la disposición de que la renta se incrementará anualmente, ya sea como un aumento porcentual fijo o en línea con la inflación. En lugar de tener en cuenta los pagos de renta fluctuantes, es común enumerar los gastos de renta de una empresa como una cantidad constante de mes a mes. Esto se conoce como el método de contabilidad de línea recta.
Por ejemplo, suponga que la empresa XYZ firma un contrato de arrendamiento de un año para comenzar el 1 de enero. El alquiler es de $ 2,000 por mes durante los primeros seis meses. Después de eso, el alquiler es de $ 2,500 por mes. Utilizando el método de línea recta, XYZ promediará el pago de la renta para el plazo de arrendamiento completo. En este ejemplo, el alquiler es de seis meses a $ 2,000 y seis meses a $ 2,500, o un total de $ 27,000. Divida esta cantidad por el plazo de arrendamiento de 12 meses y obtendrá un pago promedio de $ 2,250 por mes. La compañía registra este gasto de alquiler en el estado de resultados mensual.
Por supuesto, las cifras de gastos de alquiler no coinciden con la realidad. Durante los primeros seis meses, XYZ está pagando $ 250 menos que el gasto de alquiler registrado cada mes. En los segundos seis meses, está pagando $ 250 más. Para reconciliar estas diferencias, la compañía necesita usar una cuenta de gastos de alquiler diferido.
Sencillamente, XYZ Company agregará $ 250 por mes a la cuenta de gastos de alquiler diferido de enero a junio y luego deducirá $ 250 de la cuenta de gastos de alquiler diferido de julio a diciembre. En diciembre, la cuenta mostrará un saldo de cero. El uso de la cuenta de gastos de alquiler diferido garantiza que XYZ Company registre los gastos de alquiler de acuerdo con las reglas de línea recta, al tiempo que captura el efectivo del alquiler real que se está pagando en el estado de resultados.
Contabilidad de alquiler prepago
La renta prepaga se muestra como un activo corriente en el balance de la compañía. Cada vez que la compañía paga el alquiler por adelantado, debe cargar en la cuenta de activos actuales el monto del pago anticipado de la renta, luego escribir una entrada de crédito simultánea en la cuenta de efectivo. Por lo tanto, si la Compañía XYZ pagó por adelantado la totalidad del alquiler anual de $ 27,000, debitaría los activos prepagos actuales por $ 27,000 y el crédito en efectivo por $ 27,000.
Luego, XYZ Company debe realizar un ajuste de ajuste para tener en cuenta la parte de la renta prepaga que consume cada mes. Para ello, transfiere el gasto prepago a la cuenta de resultados para el período durante el cual la empresa utiliza el alquiler. Entonces, en algún momento durante cada mes del contrato de arrendamiento de 12 meses, reconocería (debitar) un gasto de alquiler de $ 2,250 y retiraría (acreditar) el activo prepagado por esta misma cantidad. Esto finalmente cobra el prepago a expensas.
En resumen, cuando se trata de pagos anticipados de renta, almacene la renta prepaga como un activo en el balance general hasta el mes en que se consume la renta. Entonces, lo cargarás a expensas. Si olvida trasladar el pago anticipado a la cuenta de gastos de alquiler en el mes al que se refiere el alquiler, sus estados financieros reportarán el activo en exceso y reportarán el gasto por debajo del mismo. Es esencial hacer un seguimiento de la sección de renta prepaga de la cuenta de activos actuales y actualizar la lista antes de cerrar los libros al final de cada mes.
