Si usted es dueño de un negocio, necesita la posibilidad de comprar suministros a crédito. La única forma de hacerlo consiste en enviar una orden de compra que indique quién aprueba la compra. Sin una orden de compra, corre el riesgo de reducir su flujo de efectivo o de aumentar su deuda porque tendrá que comprar con efectivo o crédito. Crear una orden de compra le permite pagar dentro de un plazo de 90 días. Esta flexibilidad ayuda a asegurar que usted permanezca en el negocio.
Abra un nuevo documento utilizando su software de edición de documentos preferido. MS Word, MS Excel, Peach Tree Accounting o Quickbook contienen las herramientas para crear una orden de compra. Si desea una opción gratuita, Google Docs le permite utilizar su programa de procesamiento de textos en línea, y Open Office.org ofrece alternativas gratuitas a los productos de MS Office.
Escriba el nombre de su empresa, dirección, número de teléfono, número de fax y dirección de correo electrónico en la esquina superior izquierda del documento. Si tiene un logotipo, impórtelo y colóquelo a la izquierda del nombre y la dirección de su empresa. En la línea inferior debajo de la información de su dirección, incluya su número de impuesto sobre las ventas minoristas, para que pueda obtener la exención del impuesto sobre las ventas para ciertos tipos de suministros comerciales.
Cree un espacio para el número de orden de compra escribiendo "Orden de compra **** ____ "en la parte media superior del documento. Cuando use su orden de compra para comprar bienes, asigne un número en este espacio, de modo que se parezca a" Orden de compra 00012. Si trabaja en Quickbook o Peach Tree, el software asignará automáticamente un número consecutivo.
Cree una sección de 'Fecha de vencimiento' en la esquina superior derecha del documento. Establezca la fuente para esta información en 20 o 22 puntos, de modo que el proveedor sepa cuándo necesitará la entrega.
Cree columnas individuales para cada detalle del producto que desea comprar. Las columnas comunes incluyen fecha, cantidad, descripción del artículo y precio del producto. Sin embargo, algunos proveedores requieren información adicional como el número UPC o el número de catálogo. Cree tres columnas 'misceláneas' para acomodar identificadores únicos de productos.
Cree un espacio de subtotal, impuestos y total general debajo de las columnas que suman la totalidad de la compra.
Cree una sección de 'Instrucciones de entrega' cerca de la parte inferior de la página que debe incluir espacio para una dirección de entrega (si es diferente de la dirección de la empresa) e instrucciones especiales sobre dónde debe llevar los productos el conductor de entrega.
Cree una línea de firma para la firma del firmante autorizado. Puede hacer que la persona firme cada pedido de compra, pero muchos de los programas de procesamiento de textos le permitirán importar una firma gráfica y colocarla en el documento.
En la parte inferior del formulario, indique los términos de la compra, como la aceptación de la entrega, los bienes dañados, los requisitos de facturación y las condiciones de pago.
