Imagínate esto: llamas a un proveedor para pedir algunos widgets y les disparas un correo electrónico para confirmar. El problema es que le envían cinco cajas en lugar de cuatro y le entregan una factura más grande de lo que esperaba. Como no tiene nada legal para responsabilizar a ese proveedor, no tiene mucho que volver. Podría enojarse y amenazar con retener el pago, pero todo podría ensuciar y arruinar su relación. ¿Qué hacer? En el futuro, podría considerar implementar un sistema de orden de compra. Las órdenes de compra desempeñan un papel importante en el control de las compras comerciales, ya que lo ayudan a rastrear los pedidos y administrar los pagos por el trabajo realizado.
¿Qué es una orden de compra?
Una orden de compra es la confirmación oficial de una orden de bienes y servicios. Actúa como un contrato entre una empresa y sus proveedores, por lo que el proveedor sabe exactamente lo que se ha pedido y la empresa sabe exactamente qué productos y servicios se entregarán y en qué fecha. Cuando un proveedor acepta una orden de compra, crea un contrato legalmente vinculante entre las dos partes. Por lo tanto, nunca se quedará con un caso adicional de widgets que no necesita, y el proveedor está protegido porque ahora tiene una prueba legal de que se ordenaron bienes y servicios. Si no creó una orden de compra, no habría ninguna orden vinculante del cliente.
¿Cómo se ven las órdenes de compra?
Las órdenes de compra se parecen mucho a una factura. La única diferencia es que el comprador los crea, no el vendedor. Generalmente, una orden de compra comprenderá la siguiente información:
- Información de la empresa del comprador.
- Dirección de envío / facturación.
- Información de la empresa del proveedor.
- Detalles del pedido - producto, cantidad, precio y fecha de entrega.
- Fecha de pedido de compra.
- Numero postal.
También puede haber condiciones específicas sobre el pedido, como cuando se debe realizar el pago. Muchas empresas crean un documento de pedido de compra estandarizado con información genérica completada para garantizar la coherencia.
¿Qué es un número de orden de compra?
Si hay un artículo en el pedido de compra que debe incluir, es el número de pedido. El número de orden de compra es un número de referencia único que le facilita a usted hacer coincidir las entregas con las compras cuando llegan. Su uso debería acelerar el procesamiento de sus facturas, ya que puede realizar un seguimiento de los pagos realizados en pedidos específicos. También minimiza el riesgo de pagos incorrectos ya que no pagará las facturas que no tengan un pedido correspondiente.
Aquí hay un ejemplo. Supongamos que necesita un nuevo conjunto de archivadores. Usted crea una orden de compra con el tamaño, la cantidad y los requisitos específicos para los gabinetes y lo envía al fabricante. Una vez que el fabricante aprueba la orden de compra, crea un contrato legal entre las dos partes. El fabricante le enviará los gabinetes y le enviará una factura por el monto total adeudado. Esa factura hará referencia al número de pedido. Por lo tanto, cuando reciba la factura, puede compararla con la orden de compra para asegurarse de que los dos documentos coincidan. Si lo hacen, seguir adelante y pagar. Si no lo hacen, alguien ha cometido un error que debe investigar.
¿Cómo se integra un sistema de orden de compra en su negocio?
Si nunca ha usado órdenes de compra antes, se le perdonaría pensar que es tan simple como configurar una plantilla de orden de compra en Microsoft Word o su software de contabilidad. Estas opciones son excelentes para crear un documento de pedido de compra físico, pero hay algunas cosas adicionales en las que debe pensar antes de poder integrar un sistema de PO en su negocio:
¿Quién está haciendo la compra?
Un administrador de órdenes de compra primario debe controlar el sistema de órdenes de compra. Esto centralizará su compra y le dará un registro claro de cuánto dinero se está gastando. Tan pronto como se crea una orden de compra, el administrador puede incluir inmediatamente el costo en el presupuesto de la empresa. Esencialmente, comenzarás por sacar las tarjetas de crédito del personal general.
¿Cuál es el proceso para elevar una solicitud?
Cada proceso de PO comienza con una solicitud. Esta es una solicitud de pedido de compra que los empleados realizan cuando necesitan comprar bienes o servicios. Tendrá que crear una plantilla de solicitud estandarizada, que todos los miembros del personal deben usar. Muchas pequeñas empresas permiten que su personal simplemente envíe por correo electrónico su solicitud a un gerente, quien se pondrá en contacto con el administrador para asignar un presupuesto, obtener la aprobación de la compra y aumentar la orden de compra necesaria.
La adición de un sistema de solicitud asegura que el personal debe obtener una aprobación centralizada antes de comprar para que nada se resbale por las grietas. Pronto, tendrá suficientes datos para hacer un seguimiento de cómo los empleados están utilizando los suministros y los patrones de compra al azar, como, por ejemplo, ¿hay oportunidades para comprar un volumen con descuento de un proveedor?
¿Cómo va a registrar el PO?
Los administradores pueden optar por aprobar, rechazar o marcar una solicitud para continuar el debate. Una vez que se aprueba la solicitud, el administrador del pedido debe asignar un número de pedido al pedido (puede usar cualquier código alfanumérico que desee) y registrarlo en un registro de pedido. Mantener un registro le asegura que mantendrá un total acumulado de compras. Puede ver el impacto de una solicitud antes de aprobarla y actualizar su presupuesto cada vez que se genere una orden de compra. También es una parte clave de los registros de auditoría, ya que garantiza que no haya discrepancias entre la entrada y salida de los suministros.
¿Cómo va a gestionar los proveedores?
Por supuesto, deberá informar a sus proveedores que se está mudando a un sistema de PO. Esto es tan simple como ponerse en contacto con sus proveedores e informarles que enviará una orden de compra antes de realizar cualquier pago por los productos. La forma en que obtenga la orden de compra del proveedor depende de usted: la mayoría de las veces, el administrador lo enviará directamente al destinatario.
Una vez que el proveedor reciba su pedido de compra, debe verificarlo cuidadosamente en busca de errores antes de preparar la mercancía para ser entregada. Muchos proveedores más grandes están acostumbrados a compras respaldadas por órdenes de compra y tienen sistemas configurados que marcarán su cuenta si intenta comprar sin una orden de compra.
¿Cómo conciliará los pagos de facturas con el registro de PO?
Si mantiene un registro de PO actualizado, entonces la conciliación de facturas o estados de cuenta de tarjetas de crédito con la orden de compra no es especialmente difícil ni lleva mucho tiempo. Solo está buscando marcar cualquier compra que no se haya registrado con un pedido. Entonces, es un caso de capacitación del personal para eliminar cualquier exceso de compras en el futuro.
¿Debería automatizar el proceso de pedido de compra?
En lugar de hacer las cosas manualmente, puede optar por invertir en algún software de compra para propietarios de pequeñas empresas. Estos sistemas pueden automatizar sus solicitudes y aprobaciones de rutina y generar órdenes de compra automáticamente, lo que hace que todo sea mucho menos difícil. También gestionan sus documentos de compra desde una centralizada en una ubicación, accesible desde cualquier lugar, lo que facilita la gestión de los pedidos de compra sobre la marcha. Algunos sistemas tienen otras características útiles, como un catálogo de proveedores para que las solicitudes de compra sean más fáciles y convenientes para sus empleados.
Las plataformas son tan amplias como largas, y hay muchos sitios de revisión en línea para ayudarlo a reducir las opciones. Como siempre, aproveche las demostraciones y los períodos de prueba gratuitos, para estar seguro de haber tomado la decisión correcta antes de comprar.
