Cuando se realiza una venta, a menos que el cliente pague inmediatamente por el producto o servicio, la compra se configura como una cuenta por cobrar que el cliente debe. Las cuentas por cobrar son dinero que los compradores deben a una empresa y que se encuentran en el balance como una cuenta corriente activo.
Grabación de cuentas por cobrar
Los términos de pago para un cliente se registran, generalmente en un sistema automatizado de cuentas por cobrar. Para la mayoría de las empresas, los términos son estándar. Una norma común es "30 días netos", lo que significa que el pago pendiente total vence en 30 días. La mayoría de los términos incluyen un cargo por pago atrasado si la factura no se paga a tiempo. Los cargos por pago atrasado pueden ser un porcentaje de la cantidad adeudada o un cargo fijo por pago atrasado, o una combinación de ambos.
Facturación
Según los términos para un cliente de A / R, se crea una factura y se envía al cliente. Las facturas se envían al cliente antes de la fecha de vencimiento del pago para que el cliente tenga tiempo de realizar el pago. Muchas empresas imprimen y envían facturas semanalmente.
Solicitud de pago
A medida que se reciben los pagos, se registran y se ingresan en un sistema automatizado o se registran manualmente en una hoja de contabilidad. Los pagos se aplican contra el monto total que un cliente debe, se deduce del monto adeudado y se calcula para mostrar el saldo restante.
Notificación de pago vencido e informes
Para los pagos que no se realicen después de la fecha de vencimiento, se envía a los clientes un aviso de pago vencido.
Para proporcionar a la administración de Cuentas por cobrar información sobre el dinero adeudado y no pagado, se crea un informe de cuentas por cobrar "envejecido". Un informe "envejecido" muestra el total de dólares adeudados por un intervalo de fechas. Por ejemplo, el informe muestra un monto en dólares que está vencido a 30 días, vencido a 60 días y vencido a 90 días.
La persona responsable de proyectar el flujo de efectivo en la empresa utiliza el informe de Cuentas por cobrar y la información de la aplicación de pago para mostrar el dinero recaudado y cuándo se debe realizar un pago adicional. Esta información se usa para determinar los fondos disponibles para administrar el negocio y si se necesitan fondos adicionales de fuentes financieras, como bancos para préstamos a corto plazo.
Colecciones
Las cuentas por cobrar vencidas son seguidas por el departamento de Cuentas por cobrar (para compañías más pequeñas) o un Departamento de cobros. Un administrador de cobros revisa el dinero vencido y la actividad de los recolectores, como la cantidad de llamadas de cobro realizadas y la cantidad cobrada.
Las actividades de cobranza se pueden subcontratar a una agencia de cobranza si una empresa decide no hacer las recolecciones en casa. Si las colecciones internas no tienen éxito, los incobrables se pueden subcontratar.
