El auge de la tecnología informática ha provocado un impacto revolucionario en la forma en que se realiza la contabilidad. Los libros de contabilidad generales y manuales voluminosos y manuales son cosa del pasado. La contabilidad computarizada ha hecho que todo el proceso sea mucho más simple y más libre de errores. Un beneficio colateral interesante es el hecho de que los contadores también han cambiado. Su reputación como introvertidos de conteo de frijoles ha disminuido a medida que las habilidades de las personas se vuelven más importantes que sumar columnas de números.
Los hechos
Pocas cosas han sido tan revolucionadas por la tecnología como la forma en que se realiza la contabilidad. En años anteriores e incluso en la década de 1980, el término "libro mayor general" se refería a un libro bastante grande que incluía una o más páginas para cada una de las cuentas de negocios. Por ejemplo, habría al menos una página cada una para efectivo, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, capital del propietario, etc.
Historia
Las entradas de diario se ingresaron manualmente en un libro que en realidad se llamaba un diario. Cada entrada se publicó o se transfirió a la cuenta del libro mayor correspondiente. La precisión en la publicación fue muy importante, ya que un error (o un número calculado incorrectamente) podría resultar en horas de recálculo. Buscar un error de contabilidad podría ser como buscar una aguja en un pajar.
Transferir los saldos del libro mayor a los estados financieros también fue un proceso tedioso. Una gran empresa podría tener 10 cuentas en efectivo, la suma total de las cuales se mostraría en el balance general en "efectivo". Debido a la naturaleza manual de la preparación de los estados financieros, era importante saber qué elementos del libro mayor general se transfirieron a cada balance. y cuentas del estado de resultados. La preparación de las declaraciones de impuestos fue un proceso manual y, al mismo tiempo, costoso.
Cambio
Gran parte del tedio dejó cómo se hace la contabilidad cuando el software de contabilidad entró en escena. El cambio no sucedió de la noche a la mañana, ya que la primera ola de software de contabilidad dejaba mucho que desear. Pero la ayuda definitivamente estaba en camino en términos de hacer que la contabilidad sea un proceso mucho más fácil.
Beneficios
Los programas de software como QuickBooks convirtieron los días de balancear a mano un libro mayor en una cosa del pasado. Las entradas de diario podrían ingresarse en el software de contabilidad, que requería compensar los débitos y créditos para cada entrada de diario. Como resultado, se volvió mucho más difícil sacar de balance un libro general de QuickBooks (u otro computadorizado).
El proceso de preparación de los estados financieros también se volvió cada vez más informatizado. Los contadores ya no tuvieron que llevar con esmero cada saldo a los estados financieros y luego los mecanografió un mecanógrafo experto. En cambio, QuickBooks y otras soluciones de software imprimieron declaraciones con mayor eficiencia y velocidad. La nómina, la preparación de impuestos de nómina, la preparación de la declaración de impuestos de fin de año y el procesamiento de W-2 se volvieron cada vez más informatizados.
Efectos
Los cambios tecnológicos que revolucionaron la forma en que se realiza la contabilidad tuvieron un revolucionario similar en los contadores en general. Los contadores solían tener una reputación de introvertidos con anteojos gruesos a los que les encantaba sentarse en una esquina y sumar columnas de números. Sin embargo, QuickBooks y sus competidores automatizan los cálculos, dando a los contadores más tiempo para interpretar los datos e implementarlos para tomar decisiones financieras inteligentes. Aunque los libros aún deben conservarse, el software de contabilidad permite a los contadores prestar más atención a la asesoría y al asesoramiento gerencial que a la suma de columnas de números. Las habilidades de las personas son ahora más importantes que nunca para la profesión contable, todo porque los programas de contabilidad computarizados han cambiado la forma en que se realiza la contabilidad.
