Como tantas áreas de la vida moderna, las computadoras han transformado la forma en que se realiza la contabilidad, tanto para las finanzas personales como para las pequeñas y grandes empresas. En lugar de hacer filas interminables de entradas manuales y hacer cálculos a mano, las computadoras han automatizado gran parte del proceso contable una vez que se han ingresado los datos básicos. Pero la contabilidad computarizada no está exenta de desventajas, y los pros y los contras deben considerarse antes de utilizar la contabilidad computarizada.
Productividad incrementada
Las computadoras son reconocidas por su eficiencia y la contabilidad no es una excepción a esta regla. El uso de la contabilidad computarizada elimina las entradas duplicadas, los libros de contabilidad y las notas escritas a mano y los cálculos manuales, ahorrando tiempo al personal y permitiendo que el mismo personal maneje un mayor número de transacciones e informes.
Generación automatizada de informes
En lugar de verse obligados a crear informes financieros estándar a mano cada vez que se necesitan, la contabilidad computarizada permite la creación casi instantánea de informes estándar, como saldos de cuentas, saldos de prueba, libros de contabilidad generales, estados de pérdidas y ganancias y otros requisitos típicos de informes.
Precisión mejorada
Debido a que se requieren tantos cálculos para una contabilidad precisa, las computadoras son una solución ideal para el error humano. Si bien aún se pueden cometer errores en la entrada de datos, los cálculos de la computadora aumentarán la precisión y confiabilidad de los informes de la compañía.
Flexibilidad y puntualidad.
La contabilidad computarizada es excelente en la manipulación de datos y proporciona una flexibilidad en los informes y análisis de datos que la contabilidad manual no puede igualar. Además, mientras se ingresen los datos de manera oportuna, se pueden generar instantáneamente informes actualizados que incorporen la información más reciente de la compañía.
Facilidad de protección de datos
En el caso de que los datos se corrompan o los informes se dañen o se pierdan, la contabilidad computarizada proporciona una restauración instantánea desde la copia de seguridad, asegurando que la información crítica no se pierda Las copias de seguridad digitales se pueden mantener en el sitio o fuera del sitio para una protección adicional de información vital.
Satisfacción del personal
Al eliminar gran parte del trabajo de rutina involucrado en la contabilidad manual, la contabilidad computarizada permite al personal enfocarse en tareas de mayor alcance y minimiza el tiempo dedicado a realizar tareas aburridas y repetitivas, como los cálculos manuales. Como resultado, los empleados pueden esperar una mayor satisfacción laboral.
Costo inicial
A pesar de muchas ventajas, una desventaja de la contabilidad computarizada es el costo inicial de establecer el sistema. Si bien el precio de las computadoras ha caído dramáticamente año tras año, el software de contabilidad sigue siendo caro y puede costar miles de dólares.
La formación del personal
Los sistemas de contabilidad computarizados también requieren capacitación de software específica para el personal, incurriendo en gastos adicionales de capacitación para el negocio y extendiendo el tiempo que toma desplegar el sistema antes de poder utilizarlo.
Confiabilidad
Los sistemas de contabilidad computarizados son por naturaleza vulnerables a problemas tales como virus informáticos, fallas de energía y fallas de hardware que pueden afectar la confiabilidad y disponibilidad del sistema. La corrección de problemas de la computadora incurrirá en pérdida de tiempo y productividad.
Problemas de implementación
Una dificultad sustancial para la empresa puede resultar de cualquier falla para configurar correctamente el software de contabilidad, o al elegir el paquete de software incorrecto para satisfacer las necesidades de la empresa.Pueden producirse informes inadecuados o inexactos, que requieren tiempo perdido para corregir el problema o implementar una nueva solución de software.
