La planificación de una convención exitosa requiere conocer los objetivos estratégicos generales de la organización anfitriona antes de comenzar a trabajar en la logística básica de la reunión. Utilizando sus objetivos estratégicos, puede planificar de manera eficaz cómo atraer a los asistentes que desea, elegir el lugar adecuado, seleccionar a los mejores oradores y desarrollar los servicios y actividades más atractivos.
Defina sus objetivos estratégicos
Los objetivos de una organización para una convención no son siempre los mismos que los objetivos de los asistentes a la convención. Conozca las razones de la organización para organizar la convención. Podría ser atraer y retener miembros, generar ganancias, proporcionar a los miembros de la junta y del comité un beneficio de vacaciones o generar publicidad en los medios para la organización.
Establece tu plan táctico
Una vez que conozca sus objetivos estratégicos, establezca sus objetivos tácticos para alcanzarlos. Estos pueden incluir la elección de seminarios y oradores para atraer tipos específicos de asistentes, tener una feria comercial generadora de ingresos, agregar actividades para el cónyuge para aumentar la asistencia, organizar funciones sociales como un torneo de golf o un crucero por el río, tener un banquete de premios o realizar una votación anual de la membresía Su plan de marketing debe incluir las estrategias de publicidad, relaciones públicas, promoción y redes sociales para promover la convención.
Planificar el presupuesto
Determine los objetivos financieros de la organización para la convención y revise sus números. Es posible que esté limitado a un presupuesto específico si la convención es un gasto. La organización puede tener un objetivo de ganancias, o se le puede permitir gastar en función de sus ingresos esperados. Cree proyecciones basadas en ingresos de patrocinio y registro optimistas y conservadores.
Esbozar su agenda
A continuación, planifica la agenda de tu evento. Elija su fecha, lugar y actividades. Muchas convenciones tienen un tema que explica el propósito general del evento y ayuda a atraer asistentes. Es posible que deba solicitar información sobre fechas y ubicaciones potenciales de su junta o asistentes y realizar visitas al sitio en múltiples lugares antes de elegir uno. Revise la información sobre las convenciones anteriores para obtener información sobre lugares, asistencia, desempeño financiero y comentarios de los asistentes y patrocinadores. Cree un calendario que comience con el registro de los asistentes y describa el calendario de cada día.
Necesidades logísticas de investigación
Comience a ponerse en contacto con lugares, oradores, empresas de catering, opciones de entretenimiento, compañías audiovisuales, impresoras y empresas de viajes. Determine cómo manejar el marketing, las inscripciones, los patrocinios, las insignias, los registros, los stands de ferias comerciales, las bolsas de regalos, los libros de programas y las páginas web. Envíe solicitudes de propuestas para proveedores externos, como complejos turísticos, empresas de catering, campos de golf y agencias de viajes. Prepare su lista de proveedores y costos deseados.
Escribe una propuesta
Prepare un documento que muestre a su junta o al equipo de la convención su plan para la convención. Incluya su comprensión de los objetivos de la organización y cómo planea cumplir esos objetivos. Proporcionar una agenda del evento con un calendario diario detallado. Presentar un presupuesto completo. Explique por qué seleccionó el tema, la ubicación, los temas del seminario, los oradores y las actividades sociales. Justifique sus proyecciones de asistencia, gastos e ingresos en función de su investigación.
