Las organizaciones sin fines de lucro están bajo el escrutinio de una variedad de partes interesadas debido a su dependencia de donaciones caritativas o porque tienen un estado de exención de impuestos. Para asegurarse de que sus prácticas de compra sean aprobadas cuando sean revisadas por los medios de comunicación, los donantes, el Servicio de Impuestos Internos u otras partes interesadas, es importante crear políticas de adquisiciones que eviten posibles conflictos de interés o falta de transparencia.
Ofertas Múltiples
Algunas organizaciones sin fines de lucro requieren que las compras por encima de cierto nivel de dólares se pongan a licitación, y la organización recibe múltiples ofertas para diferentes proveedores. Esto ayuda a reducir la posibilidad de que un agente de compras, jefe de departamento o director ejecutivo pueda recompensar un contrato a un amigo, familiar o socio de negocios que ofrezca una recompensa personal o un soborno absoluto. Esto también evita que un proveedor antiguo aumente las tarifas o reduzca los servicios cada año porque sabe que no tiene competencia.
Oferta baja frente a la mejor oferta
Su política de adquisiciones puede requerir que su organización tome la oferta más baja en proyectos, servicios o bienes, o le permita tomar la mejor oferta. La mejor oferta podría no ser la más barata, pero podría proporcionar un mejor valor a la organización. Por ejemplo, una empresa de mercadeo deportivo podría ofrecer correr una carrera de 10 kilómetros en una organización benéfica por una tarifa más baja que otra firma, pero el mejor postor podría tener más experiencia en carreras de carretera y tener más contactos que podrían comprar patrocinios. En algunos casos, una organización sin fines de lucro podría permitir que un contrato vaya a un negocio que no sea el oferente más bajo, siempre que el contrato se encuentre dentro de un cierto porcentaje de la oferta más baja y el agente de compras, el jefe de departamento o la administración puedan mostrar las razones por las cuales No es la mejor oferta.
Solicitudes de propuestas
Como parte de su política de adquisiciones, cree y emita una solicitud de propuestas de proyectos, servicios o bienes por un monto mayor a un monto específico en dólares. Una RFP es un procedimiento estándar que usan las empresas y que comunica a los posibles oferentes los mismos requisitos objetivos para un contrato. Las RFP ayudan a las organizaciones sin fines de lucro a hacer comparaciones de ofertas de manzanas con manzanas.
Conflicto de intereses
Para evitar el favoritismo, o la apariencia de favoritismo, pregunte a los miembros de su junta directiva y al personal administrativo si tienen amigos, familiares o socios comerciales que vendan bienes o servicios que compre. Muchas organizaciones sin fines de lucro tienen políticas que prohíben a la organización realizar transacciones comerciales con compañías que tienen vínculos estrechos con las partes interesadas clave. Antes de aprobar contratos grandes, comparta los nombres de socios comerciales potenciales con sus partes interesadas clave para determinar si alguno de ellos tiene un conflicto.
Transparencia
Debido a que las organizaciones sin fines de lucro no compiten con otras compañías para obtener ganancias, tienen más libertad para divulgar información comercial al público. Haga que su política de compras esté disponible al público en su sitio web. Incluya información sobre grandes compras en el informe del tesorero que se le entregó a su junta directiva en las reuniones de la junta.
Sustentabilidad
Es posible que desee dar preferencia a las empresas que utilizan prácticas comerciales "verdes". Esto puede incluir compañías que hayan declarado públicamente y sean iniciativas demostrables para reducir el uso de agua y energía, reciclar, usar materiales orgánicos y no tóxicos o reducir los envases.
