Los beneficios impositivos y de responsabilidad de la incorporación de su negocio se ven compensados por mayores requisitos legales. Debe dirigir su negocio de acuerdo con los requisitos estatales y federales para el comportamiento corporativo. Un requisito es que tenga una reunión anual para los accionistas, incluso si usted es el único propietario. También debe mantener un registro de lo que sucedió en la reunión.
Mantenlo simple
Mantener actas de la reunión es un requisito legal, pero también es útil. Las actas demuestran que ha cumplido con los requisitos para una reunión legal y proporciona un registro de las decisiones, los votos y las acciones tomadas. No tiene que incluir hasta el último detalle: lo que cuenta es el resultado de una votación, no todos los puntos del debate. Tienes que tener todos los hechos correctos. Una vez que se escriben los minutos, se debe pedir a todos los que estuvieron presentes que firmen su exactitud. Esto protege a la empresa si alguien disputa una decisión más tarde. Mantenga el lenguaje simple y formal, para que no haya dudas sobre cómo interpretar los minutos.
Notificación
Una corporación S, incluso una compañía de una sola persona, tiene que tener estatutos. Los estatutos establecen la fecha de la reunión anual de accionistas, pero aún debe notificar a los accionistas con anticipación. La notificación incluye la fecha, la hora y el lugar, y una lista de las acciones que desea realizar y los candidatos para los puestos de la junta. Cuando presente las actas, incluya una copia del aviso de notificación. Si alguien fue notificado tarde, pídale que firme una renuncia a la notificación. Adjuntar eso a los minutos, también.
Teniendo asistencia
Sus actas deben incluir a todos los que asistieron a la reunión, todos los accionistas y todos los directores. Si sus estatutos establecen un quórum (un número mínimo de asistentes), la lista muestra que cumplió con el quórum, por lo que los votos fueron legalmente vinculantes. Si los estatutos no establecen un quórum, las reglas estatales se activan. Las reglas pueden ser simplemente que usted tiene la mayoría de los accionistas votantes presentes, o una parte fija (un tercio de ellos en Delaware, por ejemplo) o su Estado no puede establecer un mínimo. Si usted es el único propietario, el 100 por ciento de los accionistas están siempre presentes.
Acciones tomadas
Una reunión anual típica incluye un informe sobre las finanzas corporativas y un voto para la junta directiva. El acta debe incluir la lista de candidatos y los votos que cada candidato recibió. Si la corporación S quiere que los accionistas tomen decisiones sobre otros temas, las actas deben indicar el problema y contar los votos. Todos los minutos anuales deben almacenarse en un archivo o "libro de actas" para que tenga las referencias disponibles si alguien plantea preguntas sobre cómo se llevaron a cabo las reuniones.
