Los paquetes de software como SAP han brindado a las empresas una forma eficaz de realizar un seguimiento de los datos financieros y operativos, actualizarlos en tiempo real y hacer correcciones en el curso si es necesario. Las bases de datos de software han seguido evolucionando y mejorando, con capacidades cada vez mayores para rastrear e informar sobre casi cualquier tipo de transacción o actividad comercial. Los usuarios deben aprovechar la capacitación y los tutoriales para aprovechar al máximo estos sistemas y trabajar a través de ellos para maximizar la eficiencia y el flujo de información.
Comprender la función de SAP y cómo almacena los datos. El sistema SAP es un programa de software de base de datos multidimensional. Las grandes empresas lo utilizan para administrar muchas de las funciones continuas de la empresa con un paquete de software. SAP es utilizado por las empresas como una solución ERP, o planificación de recursos empresariales, para administrar muchas de las funciones clave del negocio en tiempo real. La calidad de los datos depende de las entradas oportunas y correctas.
Conozca cómo SAP se ha adaptado a su empresa para comprender cómo fluyen los asientos contables. SAP es altamente personalizable, con ciertas características que, una vez cambiadas, afectan a todo el sistema. Además, cada módulo específico dentro de SAP puede configurarse para adaptarse a las necesidades de una organización específica. Por esta razón, los tutoriales de SAP tienden a ser algo específicos de la empresa y generalmente los crea el equipo de tecnología de la información o los consultores de SAP los proporcionan.
Siga la transacción completa que desea registrar y verifique si las entradas ya se hicieron automáticamente; SAP almacena información para todos los módulos en una base de datos, lo que permite actualizaciones en tiempo real de muchas informaciones diferentes al mismo tiempo. Por ejemplo, los cronogramas de producción son impulsados por la actividad de ventas, y los asientos contables tienen lugar automáticamente como resultado de las entradas de ventas y producción.
Familiarícese con la versión SAP específica de su empresa antes de intentar registrar cualquier entrada. SAP contiene varios módulos diferentes. No todas las empresas utilizan todos los módulos y esto puede afectar la forma en que se realizan las entradas. Los módulos incluyen trabajo en capas, y los módulos de contabilidad incluyen contabilidad financiera y control. Esto abarca el informe y la gestión automatizados de las cuentas por pagar y por cobrar, junto con otras subcuentas del libro mayor definidas por el plan de cuentas de la organización. Las entradas de diario se publican automáticamente a medida que las ventas y los pagos se ingresan en el sistema. El módulo de control administra los costos y el flujo de ingresos de la empresa, y las actualizaciones también se producen automáticamente. Otros módulos incluyen gestión de activos, planificación de proyectos, flujo de trabajo, recursos humanos, gestión de materiales, planificación de producción y ventas y distribución.
Entiende que algunos tutoriales pueden ser un poco genéricos. El módulo de contabilidad financiera suele estar configurado para satisfacer las necesidades de una empresa específica. Cada empresa tiene su propio plan de cuentas, departamentos y centros de costos. Además, no todas las empresas utilizan los mismos tipos de funcionalidad en el software. Algunas empresas pueden tener ventas de exportación, por ejemplo, lo que implicaría configurar cuentas de clientes de exportación y agregar una nueva cuenta de ingresos para rastrear específicamente los ingresos de las ventas de exportación. El equipo de implementación de SAP, ya sea empleado por la empresa o trabajando como consultores externos, debe proporcionar tutoriales y capacitación para cada módulo de SAP.
Revise las fuentes en línea para obtener tutoriales generales e información. Las fuentes en línea proporcionan tutoriales para contabilidad y otros módulos, aunque pueden estar orientados a un tipo de negocio diferente. Por ejemplo, la Universidad de Scranton proporciona un tutorial en línea para los módulos de control y contabilidad financiera, junto con otros módulos de SAP.
