Con muchas subsecciones de contabilidad, existen reglas y regulaciones estrictas en cuanto a la organización y lo que está y no está permitido. Este no es el caso de los sistemas de información contable. Simplemente hay demasiadas opiniones con respecto a lo que es un AIS y lo que no es. Lo que distingue al AIS de otros sistemas de información son las obligaciones legales y profesionales impuestas a la administración y los contadores de una empresa.
Flujos de información
Una de las características de un AIS es el flujo de información. Aquí se ilustra mediante el uso de una pirámide con la administración en la parte superior, la administración intermedia justo debajo de eso, la administración de operaciones debajo de eso y el personal de operaciones que representa la base del flujo de información. La información sobre el desempeño de la compañía se desplaza hacia arriba a todos los niveles de administración a través del personal. La alta dirección es responsable ante los accionistas o propietarios de la empresa por la información que reciben. Contribuyendo a esta información sobre el desempeño de la empresa están los clientes y proveedores, con quienes el personal de operaciones tiene contacto diario. Con el uso de esta información, la administración superior filtra la información sobre el presupuesto de la empresa y las instrucciones sobre cómo cambiar o mejorar las interacciones diarias con los clientes y proveedores. La información de proveedores y clientes se conoce como flujos de información externa. Los del personal a la gerencia y la gerencia al personal se conocen como flujos de información interna.
Procesamiento de transacciones
Otra característica del AIS es en el procesamiento de transacciones. Un AIS procesa dos tipos diferentes de transacciones. La transacción financiera, que es una transacción de naturaleza monetaria que afecta los activos o acciones de una organización empresarial. La transacción no financiera es una decisión que, si bien no se mide monetariamente, puede afectar la salud contable general de la empresa. Por ejemplo, si la empresa decide cambiar de proveedor debido a un aumento sustancial en los precios de un proveedor actual, el efecto inmediato no es de naturaleza financiera hasta que se realiza el primer pedido.
Todas las transacciones se ingresan en el Sistema de información contable con el propósito de afectar la toma de decisiones de la alta gerencia. Si la alta gerencia tiene conocimiento de un aumento en los costos, impuestos o una posible pérdida de clientela, se pueden tomar decisiones para contrarrestar las consecuencias negativas de eventos futuros.
Modelo AIS
Un modelo típico de un AIS ilustra estas características e incluye tres pasos diferentes en el manejo de la información. Primero está la recopilación de datos. Se considera el más importante de los tres pasos, ya que si los errores no se detectan, el sistema puede crear resultados poco confiables. Los dos requisitos principales del proceso de recolección de datos es que los datos utilizados sean relevantes y eficientes. Es en la etapa de recopilación de datos que la relevancia de los datos debe sopesarse para filtrar todos los hechos irrelevantes del sistema. La eficiencia implica la recopilación del mismo conjunto de datos solo una vez. De lo contrario, conduce a datos redundantes. El segundo paso es el procesamiento de datos, o el intento de organizar los datos de tal manera que la administración pueda tomar decisiones con respecto a las decisiones financieras de la empresa. Un ejemplo sería utilizar los datos de ventas para pronosticar las expectativas de ventas futuras. Sobre la base de esas expectativas, se pueden tomar decisiones sobre los requisitos de personal. El tercer paso es la generación real de información que lleva a la toma de decisiones. Ya sea que la decisión se base en transacciones financieras o no financieras, la decisión puede afectar las operaciones diarias del negocio y posiblemente la perspectiva financiera de la compañía.
