Un sistema de información contable toma todos los datos y cifras de los registros financieros de una organización y los organiza en una estructura ordenada. El sistema de información contable cumple tres funciones básicas: recopilar y procesar datos, proporcionar información a los tomadores de decisiones dentro de la organización y ver que el personal contable registra la información con precisión y protege los datos.
Recolección y Procesamiento
En la fase de recopilación de un sistema de información contable, los contadores o tenedores de libros recopilan y registran datos de ventas en efectivo, cuentas por cobrar, compras en efectivo, cuentas por pagar y nóminas, entre otras transacciones. En sistemas computarizados, el programa de software procesa todos los débitos y créditos en una base de datos de administración de información completa.
Informes para la gestión
El personal de contabilidad distribuye informes a los responsables de la toma de decisiones dentro de la organización, como gerentes de ventas y marketing, gerentes de producción, gerentes financieros y todos los jefes de departamento. La administración utiliza la información generada a partir del sistema de información contable para analizar las operaciones actuales y la situación financiera de la organización y hacer planes y establecer metas para el futuro. Por ejemplo, una hoja de balance creada a partir del sistema puede mostrar a la administración, los propietarios, los acreedores y los inversionistas la situación financiera de la organización en un momento determinado.
Exactitud y seguridad
La limitación del número de personas que tienen acceso al sistema cumple mejor la tercera función de un sistema de información contable: garantizar que la empresa mantenga los datos correctos de forma segura. Los líderes de la organización deben decidir quién será. Por ejemplo, empleados capacitados, tenedores de libros o contadores requieren acceso para verificar e ingresar datos en el sistema y generar informes. Otros asociados de la organización, tanto internos como externos, generalmente no tienen necesidad de manipular los datos.
Tipos de sistemas y lo que está incluido
Las empresas normalmente informatizan un sistema de información contable en todas las organizaciones, excepto en las más pequeñas. Los usuarios de computadoras ingresan datos en los programas de software que completan los cálculos y clasifican y archivan las entradas en las categorías apropiadas. El sistema puede generar varios tipos de informes, dependiendo de la solicitud del usuario. El sistema de información incluye todos los pasos del ciclo contable, y el papeleo en papel que comprueba las transacciones, como las órdenes de trabajo, las facturas y los estados financieros se convierte en parte del sistema. En negocios más pequeños, como una operación familiar donde ocurren pocas transacciones, el negocio puede mantener el sistema de información contable manualmente. Una vez más, el contador utiliza todo el ciclo contable y construye informes manuales a partir de los resultados.
