Cómo auditar a un proveedor

Los proveedores de calidad son una parte necesaria de una organización porque proporcionan bienes y servicios que usted utiliza para servir a sus clientes. Las prácticas comerciales de los proveedores tienen un impacto directo en su organización. Si tiene un proveedor que no puede entregar sus productos a tiempo, eso afecta directamente sus ingresos. La auditoría de un proveedor es una parte necesaria de un sistema de gestión de calidad. Puede decidir auditar a un nuevo proveedor porque está considerando usarlos para las necesidades de su negocio, o puede decidir auditar a un proveedor actual debido a un incidente que ocurrió en el pasado.

Póngase en contacto con su proveedor para programar un horario para llevar a cabo la auditoría. Preste atención a la respuesta de su proveedor, especialmente si son receptivos o no a que realice una auditoría. Tome en consideración el tiempo de su proveedor y trate de programar un tiempo de auditoría que beneficie a ambas partes.

Desarrolle su plan de auditoría y revise el historial de calidad de su proveedor. Su plan de auditoría está determinado por su razón para realizar la auditoría. Por ejemplo, si ha experimentado algunos problemas de producción con su proveedor, debería dedicar más tiempo a la auditoría del área de producción.

Llegue a las instalaciones de su proveedor a tiempo. Es importante tener en cuenta el horario de su proveedor. Si es posible, intente evitar reprogramar su auditoría porque hace que su compañía parezca poco profesional.

Preste atención al estacionamiento, al área del basurero y al área de la oficina para ver si están limpios. Presta atención si eres recibido de manera profesional y cortés. Todas estas cosas son un reflejo de los principios del equipo de administración del proveedor.

Haz un recorrido por las instalaciones. Busque cualquier defecto del equipo o problemas de seguridad. Pregunte sobre cuántos trabajadores temporales y cuántos empleados del personal trabajan en las instalaciones. Auditar las políticas de envío del proveedor y observar los procesos de producción y montaje. Documente la actitud del gerente mientras recorre las instalaciones y realiza su auditoría.

Observe las facturas y los contratos de precios de un proveedor existente para asegurarse de que el proveedor le esté cobrando correctamente. Busque cualquier discrepancia en los precios, como los cargos inexactos y los cambios de precios realizados antes de la hora programada. Colabore con su departamento de cuentas por pagar para buscar incoherencias en las facturas de los proveedores, incluidos los cargos misceláneos no explicados y los gastos de envío y envío inexactos.

Verificar los términos comerciales de un nuevo proveedor. Después de un par de meses de usar un nuevo proveedor, debe revisar un lote de muestra de las facturas línea por línea del proveedor y los contratos comerciales para ver si los términos coinciden. Si encuentra una discrepancia que demuestre que se le cobró en exceso, debe comunicarse con el proveedor para solicitar un reembolso.

Tome buenas notas de las cosas que está observando. Esto le ayudará cuando sea el momento de escribir su evaluación y presentarla a la gerencia. Agregue tantos detalles como sea necesario a sus notas para que pueda abordar cualquier problema de manera efectiva.

Escriba su evaluación. Incluya en su evaluación cualquier recomendación y respalde con evidencia. Por ejemplo, si se le recomienda un equipo nuevo, documente el equipo defectuoso que notó al realizar su auditoría. Proporcione al proveedor la evaluación y discuta cualquier inquietud que tenga su proveedor.