Cuando las empresas comenzaron a usar las computadoras en grandes cantidades, los expertos anunciaron la llegada de la "sociedad sin papel". La revolución de las computadoras aún tiene mucho camino por recorrer para cumplir esa promesa en particular. Sin embargo, los procesos tradicionalmente basados en papel, tanto comerciales como personales, continúan migrando a formas más informatizadas y por algunas muy buenas razones.
Documentos
La computadora ha aportado gran facilidad y flexibilidad a la creación y edición de documentos. En contraste con una máquina de escribir, los programas informáticos de procesamiento de textos ofrecen una selección casi ilimitada de estilos, tipos de letra y formatos para documentos. Los errores de escritura se pueden corregir fácilmente en la pantalla sin necesidad de corrector líquido o cinta correctora. Se pueden copiar fácilmente bloques enteros de texto de un documento a otro sin necesidad de volver a escribirlos. Se pueden incluir fotos y otros gráficos en el documento con muy poco esfuerzo.
Compartir
Compartir documentos con un sistema computarizado es simple. No es necesario hacer copias físicas del documento y luego enviarlas por correo o por fax a los destinatarios. Un documento archivado en un sistema computarizado puede compartirse con cualquier otra persona que tenga acceso a ese sistema simplemente haciendo que muestren el documento en su propia pantalla de computadora. Los documentos se pueden compartir fuera de la empresa simplemente adjuntando el documento a un correo electrónico enviado al destinatario.
Presentación
El propósito de la presentación no es solo almacenar documentos, sino también hacerlos fácilmente accesibles. La computadora sobresale en esto de una manera que el simple archivador nunca pudo. Los documentos archivados en un sistema computarizado son indexados automáticamente por el sistema de control de archivos de la computadora. El sistema actualiza y mantiene estos índices automáticamente, independientemente de la frecuencia con que se mueva o edite el documento. Los documentos pueden ubicarse incluso haciendo que la computadora busque una gran cantidad de documentos en busca de palabras o frases específicas. Además, los sistemas de archivo computarizados pueden almacenar una gran cantidad de documentos en una pequeña fracción del espacio requerido por los archivadores físicos.
Funcionalidad
Lejos de ser simplemente una representación electrónica de un documento de papel estático, un documento electrónico puede convertirse en una entidad verdaderamente interactiva. Una versión electrónica de un formulario de relleno, por ejemplo, puede permitir la entrada de datos directamente en el documento con verificación y verificación de errores en tiempo real. Los cálculos y la funcionalidad se pueden integrar directamente en el documento. Por ejemplo, un cliente existente puede ser incluido en un documento electrónico haciendo que el documento use el archivo de la base de datos de clientes de la computadora para permitirle simplemente seleccionar el nombre del cliente de una lista de todos los clientes en el archivo. La lógica incorporada en el documento luego transferirá automáticamente la información del cliente al documento, incluidas las direcciones, los números de contabilidad del cliente o cualquier otro dato deseado.
La seguridad
La seguridad física de los archivos de una empresa es de suma importancia. Los archivos deben estar protegidos contra daños físicos o destrucción. El acceso a archivos por personal no autorizado también debe ser impedido. Un sistema de archivo computarizado simplifica estas tareas. Las copias de los archivos computarizados se pueden crear y almacenar fácilmente en varias ubicaciones, tanto en varias plataformas de computadora dentro de la red como en medios de datos extraíbles para el almacenamiento físico externo. Los archivos en el sistema informático también se pueden cifrar para que sean ilegibles para aquellos que no tienen permiso autorizado para ver los archivos.
