La solicitud de pago en una factura vencida requiere un enfoque que equilibre la asertividad y la profesionalidad. Mantenga registros detallados para facilitar el proceso y rastree las facturas por número y fecha de servicio. Defina sus condiciones de pago en cada factura, de modo que pueda consultar la política de su empresa al realizar consultas de cobro y seguimiento.
Llamada amistosa
Haga una llamada telefónica para solicitar el pago de una factura atrasada. Esto puede ser especialmente efectivo si tiene una relación familiar con el cliente y asume que el retraso en el pago fue un descuido. Por ejemplo, “Hola Stan, esta es Jane Smith con la compañía ABC. Quiero asegurarme de que recibió la factura que le enviamos para el envío del mes pasado. Estaba fechada el 15 de enero de 2015. Tiene 10 días de vencimiento, por lo que me pregunto si se extravió. Puedo enviarte una copia ahora mismo, si quieres.
Llamada telefónica formal
Si está tratando de obtener una factura pagada a través del departamento de contabilidad de una empresa grande o por un cliente individual desconocido, es apropiado un tono más formal. Identifíquese, sea específico sobre la naturaleza de la llamada y haga su solicitud. "Esta es Jane Smith con la compañía ABC. Llamo con respecto a la Factura # 1234 que se le envió por correo el 15 de enero de 2015. Actualmente, la factura no está pagada y estoy llamando hoy para preguntar qué tipo de acuerdos de pago le gustaría hacer ".
Solicitud por escrito
Al igual que las llamadas telefónicas formales e informales, la forma en que realiza una solicitud de pago por escrito depende de la naturaleza de su relación comercial. Un correo electrónico informal a un cliente regular puede ser simple, como, por ejemplo, “Solo comprobando su factura pendiente del mes pasado. Adjunto otra copia en caso de que la necesite ”. También puede ser formal y asertiva, teniendo en cuenta la naturaleza de la delincuencia y las consecuencias de la falta de pago continuada. "Si esta cuenta permanece sin pagar por más de 30 días a partir de la fecha de la factura, estará sujeto a un recargo del 10 por ciento y futuros esfuerzos de cobro".
Facilita el pago
Al realizar su solicitud de pago, proporcione varias opciones personalizadas para acelerar la transacción. Por ejemplo, ofrezca aceptar pagos a través de una tarjeta de crédito por teléfono, efectivo o giro postal por correo o pagos electrónicos a través de un sitio de banca electrónica o de pago electrónico. Solicite el pago inmediato para evitar más retrasos. Si el cliente no puede pagar, solicite un pago parcial o un acuerdo para pagar en una fecha futura predeterminada. Ponga todos los acuerdos por escrito.
Emprender acciones legales
Su solicitud de pago puede tener más peso si tiene un abogado que la redactó. Esto puede ser una consideración cuando el monto de la factura pendiente es significativo o tiene más de 90 días de retraso. También puede considerar una corte de reclamos menores o emplear una agencia de cobranza para ayudarlo con sus esfuerzos. No deje que las cuentas impagas se prolonguen por meses. Cuanto más tiempo quede sin pagar una factura, mayor será la probabilidad de que no vea el pago en absoluto.
