El uso efectivo de la comunicación puede hacer o deshacer su negocio, especialmente si está en una posición que trata directamente con los clientes. PacificTel recomienda que trate las conversaciones telefónicas, ya sean llamadas personales o profesionales, como si fueran reuniones en persona para asegurarse de que deja a los clientes una buena impresión de usted y su empresa.
Haga su saludo cortés, e indique su nombre. Si usted es el destinatario de la llamada, intente responder su teléfono con "Hola". Esta es Jane Doe ", en lugar de un simple" Hola ". Si inició la llamada, indique el propósito de su llamada por adelantado.
Sostenga el receptor o el micrófono cerca de su boca, hable en un tono de voz normal y enuncie claramente sus palabras. No asuma que la persona en el otro extremo del teléfono tiene una línea tan clara como usted. Haz todo lo que puedas para asegurarte de que lo que dices sea fácilmente comprensible.
Elija un ambiente tranquilo para la llamada. Si los compañeros de trabajo están hablando en voz alta, por ejemplo, discúlpese ante la persona que llama y pídale a sus colegas que le permitan la privacidad para realizar la llamada o busque una ubicación diferente. Si está hablando por un teléfono celular, siéntese y concéntrese en la llamada. Si te mueves, puedes crear sonidos que pueden silenciar tus palabras. Si se encuentra en un ambiente ventoso, ingrese para finalizar la llamada o reprograme para otra ocasión. El viento que sopla contra el micrófono puede hacer que una llamada sea muy difícil de escuchar.
Deje que las llamadas subsiguientes y posteriores vayan al correo de voz si es posible. Mantenga las otras llamadas, si tiene que responderlas, breves. Southern Illinois University recomienda que primero pregunte a la persona que llama si puede ponerla en espera para atender otra llamada, y luego vuelva a consultar cada 15 a 30 segundos, o hasta que haya completado la otra llamada.
Proporcione mensajes claros y concisos si debe dejar un mensaje en el correo de voz. Indique su nombre, el propósito de la llamada y si volverá a llamar. Si solicita una devolución de llamada, deje su número de teléfono, incluido el código de área, y repita el número para asegurarse de que esté claro.
Consejos
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No exponga a la persona que llama a sus ruidos personales. Evite masticar chicle o comer mientras habla por teléfono, y siempre cubra el teléfono y gire la cabeza si tiene que toser o estornudar.
Advertencia
La Administración Nacional de Seguridad del Tráfico en las Carreteras informa que casi casi 1,000 personas murieron y otras 24,000 resultaron heridas en 2009 debido a accidentes automovilísticos relacionados con el uso de teléfonos celulares. Apague su teléfono mientras conduce o use la opción de manos libres, y nunca envíe o lea mensajes de texto mientras conduce.
