Un informe de plantilla de empleados, a veces llamado censo de empleados, contiene información sobre los empleados de un solo empleador. La información se puede clasificar según el estado del trabajo, es decir, empleados activos o inactivos, o por características tales como raza, sexo, edad, salario o estado de veterano. Los sistemas de información de recursos humanos, o HRIS, típicamente presentan aplicaciones que permiten a los empleadores generar informes basados en cualquier número de variables. La capacidad de un empleador para generar informes simplifica las funciones y tareas de planificación de recursos humanos.
Clasificación de empleados
Los informes de plantilla de empleados son especialmente útiles para revisar la clasificación de empleados. La clasificación de los empleados se refiere a si los trabajadores se consideran empleados exentos o no exentos. Los trabajadores exentos cumplen con ciertos criterios de acuerdo con la Ley de normas laborales justas para la exención del pago de horas extra. Los empleados no exentos son trabajadores que generalmente realizan trabajos manuales o de rutina; son elegibles para compensación de horas extra por trabajar más de 40 horas en cada semana laboral. Un informe de plantilla de empleados es útil para analizar títulos de trabajo y puestos cubiertos por las reglas federales y estatales exentas o no exentas.
Igualdad de oportunidades para los empleados
La Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo de los EE. UU., O EEOC, requiere que ciertos empleadores completen y envíen en línea un informe anual EEO-1. El gobierno federal utiliza las estadísticas de EEO-1 para fines de investigación e identificación con respecto a la fuerza laboral de los EE. UU. El EEO-1 no usa esta información para identificar empleados específicos. En su lugar, la información del empleado en el informe de plantilla de un empleador se convierte en datos agregados que se informan en la encuesta EEO-1. Los empleadores informan los datos de su fuerza laboral de acuerdo con el número total de empleados para cada trabajo o cargo, raza y sexo. Un informe de plantilla de empleados facilita que los empleadores cumplan con su obligación para con el gobierno federal de informar los datos de EEO-1.
Compensación y beneficios
Los informes de empleados se requieren como parte de una encuesta de compensación o cuando un empleador contempla realizar cambios en la estructura de compensación y beneficios de la organización. Los especialistas en compensación generan informes de empleados basados en sueldos y salarios reales, o preparan informes basados en escenarios hipotéticos para determinar los aumentos adecuados de sueldos y salarios. Proyectar el efecto que los costos de los crecientes beneficios tienen en los presupuestos de la organización es otro uso para los informes de personal de los empleados. Los cambios longitudinales en las primas de seguro de salud y los gastos relacionados con los beneficios de los empleados se pueden captar generando diferentes versiones de un informe de personal de los empleados.
Planificación de la fuerza laboral
La planificación de recursos humanos implica determinar el nivel de apoyo de recursos humanos necesario para una base de empleados. Una base de empleados es el número de empleados activos en la organización, generalmente enumerados por ubicación, sitio de trabajo, departamento u otros identificadores similares. Las mejores prácticas de recursos humanos indican un profesional de recursos humanos por cada 100 empleados. Por lo tanto, un informe de plantilla de empleados ayuda a los gerentes de recursos humanos a evaluar las necesidades de personal para proporcionar niveles adecuados de servicio a los empleados de una organización. Además, los informes de personal de los empleados determinan las necesidades de personal del departamento. La comparación de las mediciones de productividad con los datos de empleados predice si la fuerza laboral de la empresa puede satisfacer las necesidades comerciales.
