Los informes de progreso son claros, con un diseño más formulado que el de los informes trimestrales. Estos últimos varían en su formato de empresa a empresa y de institución a institución. Sin embargo, las siguientes pautas básicas se aplican a ambos: tenga en cuenta a su audiencia y lo que esperan encontrar en el informe y mantenga su escritura clara y concisa, con un tono serio y sensato y un estilo preciso, abierto y confiable.
Artículos que necesitarás
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Datos e información a incluir.
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Un buen programa de procesamiento de textos como Microsoft Word.
Utilice el formato de memo tradicional para el informe de progreso y trimestral. Comience con la fecha, el nombre y la posición de la persona a quien irá el informe, su nombre y posición y una línea de asunto clara y concisa. Por ejemplo, la línea de asunto para un informe de progreso podría ser "Progreso en el Proyecto de Integración de Datos". La línea de asunto para un informe trimestral es a menudo menos específica y simplemente dice algo como "Informe Trimestral para el Departamento de Datos, Tercer Trimestre de 2010." Si el informe trimestral es uno de varios yendo a la misma persona, asegúrese de saber el formato exacto que la persona espera.El lector debe digerir rápidamente todos los datos entrantes y esperará encontrar tipos específicos de información en el mismo lugar en cada informe.
Para un informe de progreso, abra con un resumen del progreso, como "El proyecto de integración de datos está progresando según lo programado y por debajo del presupuesto". Si está buscando algo específico: ayuda de otro empleado o departamento, fondos adicionales, etc. Enlístelo inmediatamente para asegurarse de que el lector no lo pase por alto. Abra el informe trimestral de una manera similar al resumir la información contenida en el informe.
Detalle los antecedentes del proyecto, que puede incluirse con el resumen del progreso si lo desea, resumiendo rápidamente los detalles y describiendo su propósito y cronograma. En el marco del informe trimestral, puede incluir el progreso realizado desde el último informe, considerando tanto lo bueno como lo malo. Ten en cuenta que quieres ser abierto y honesto.
Especifique en el informe de progreso todo el trabajo terminado y use verbos de acción para enfatizar que aquellos que trabajan en el proyecto han sido laboriosos. También puede incluir fechas específicas en las que se completaron las fases del proyecto o cuando parte de él se activó o se puso en línea o lo que sea el objetivo. En este punto del informe trimestral y dentro del formato apropiado, comience a detallar el progreso realizado. Haga una lista de los problemas que deben resolverse.
Proporcione detalles en un informe de progreso de todos y cada uno de los problemas que enfrenta, las estrategias para resolverlos y un cronograma para su resolución o explicación de por qué el problema está en curso.
Diseñe el horario de trabajo en el informe de progreso, junto con los logros que anticipa durante el próximo intervalo de tiempo. Puede resumir el informe con una evaluación general del proyecto y lo que se ha logrado hasta ahora. En el informe trimestral, pronostique las oportunidades y los desafíos futuros junto con los resultados anticipados y las actividades importantes. Tal vez termine con una solicitud de comentarios, retroalimentación e ideas.
