La contabilidad es un aspecto esencial de un negocio. El mantenimiento completo de registros permite a una empresa proporcionar informes financieros precisos a los accionistas, prestamistas y al Servicio de Impuestos Internos, entre otros. Si su empresa está siendo auditada o simplemente necesita presentar sus impuestos trimestrales, deberá contar con un contador experto para preparar las declaraciones necesarias y garantizar que se cumplan las teorías contables básicas. Independientemente del tipo de negocio que ejecute, es imprescindible que los propietarios de la empresa y los contadores comprueben su futuro fiscal para garantizar que se proteja su futuro fiscal.
¿Qué es la teoría contable?
Es esencial para los contadores y dueños de negocios entender conceptos básicos de contabilidad. Los principios detrás de estas teorías han dado origen a las prácticas reales empleadas por los contadores para garantizar que las finanzas se gestionen y rastreen adecuadamente. Hay varios principios considerados parte de la teoría contable básica, incluidos el principio de costo, el principio de concordancia, la materialidad, el conservadurismo y el supuesto de unidad monetaria.
Principio de costo: Este principio requiere registrar los activos tan pronto como sean adquiridos. Estos pueden ir desde cosas tan simples como suministros de oficina y equipos de fábrica hasta nuevas franquicias. Dependiendo del tipo de recursos que esté registrando, es posible que se deprecien con el tiempo. Sin embargo, aún deben estar documentados cuando los adquiera.
Principio de congruencia: Este principio requiere que todas las transacciones asociadas con un tipo particular de ingresos se mantengan juntas y se informen como una unidad. Según la teoría del principio de correspondencia, los gastos siempre se informan en el mismo período, como un mes, trimestre o año, y los ingresos asociados se registran. Esta teoría existe solo en el método contable de acumulación. Por ejemplo, si su compañía tiene un vendedor que gana $ 2,000 en comisiones por el trabajo realizado en enero, el gasto por esto debe registrarse en enero, incluso si no le paga al empleado hasta el mes siguiente. Este principio requiere que los contadores sean cuidadosos y siempre consistentes en su documentación.
Materialidad: La noción de materialidad establece que se puede ignorar un estándar de contabilidad, siempre y cuando el resultado neto de hacerlo tenga un impacto lo suficientemente pequeño en los libros para que nadie que los revise pueda ser engañado. Se debe ejercer un juicio cuidadoso al determinar si una transacción específica es lo suficientemente importante, ya que la materialidad no describe específicamente qué transacciones se consideran más impactantes.
Por ejemplo, si tiene un gasto menor que se distribuirá en un período de un año, como su cargo por Internet inalámbrico, es posible que no importe si esos $ 240 se contabilizan cuando usted firma el contrato por primera vez, en lugar de dividirlo en incrementos de $ 20. A los 12 meses impactará. La materialidad también cambia según el tamaño de la empresa en cuestión, ya que los presupuestos más pequeños requieren que se preste más atención a cada monto gastado, ya que representa una porción más grande del total. La Comisión de Valores e Intercambio sugiere que no se debe contabilizar una partida que representa menos del 5 por ciento de un presupuesto, sino que cualquier cantidad por encima de esa cantidad debería ser contabilizada.
Conservatismo: Este principio trata de los pasivos. Para garantizar que su negocio retenga suficiente dinero para las facturas que tiene en el horizonte, el conservadurismo requiere que todos los pasivos y pasivos potenciales se registren tan pronto como se anticipen. De esta manera, las empresas pueden planificar los gastos que surjan en el futuro.
Supuesto de unidad monetaria: Este principio de contabilidad de alto nivel es apropiado para empresas grandes o globales. Considera el valor del dólar y si este valor puede permanecer consistente o cambiar con el tiempo. Al anticipar las posibles fluctuaciones de la moneda, puede ayudar a las empresas a planear para el futuro aumento de los negocios, la expansión de las instalaciones de producción u oportunidades de inversión.
Gestión frente a contabilidad financiera
Ciertos tipos de contabilidad pueden enfocarse más en las necesidades de los gerentes. La contabilidad de gestión es especialmente útil para los líderes de la empresa, ya que los contadores trabajan para preparar específicamente informes que ayudarán a los gerentes a tomar decisiones importantes para guiar el futuro de la empresa. Por lo general, los contadores de gestión están bien versados en el manejo de una empresa y, por lo tanto, están mejor preparados para brindar asesoramiento a los propietarios.
Sin embargo, los contadores financieros generalmente trabajan para proporcionar informes que indiquen qué tan bien se está ejecutando el negocio. Ambos tipos de contadores deben seguir las mismas reglas de oro de la contabilidad y, si trabajan para la misma compañía, deben adherirse a los mismos principios de la contabilidad en aras de la coherencia.
En contabilidad, como en la mayoría de las áreas de negocios, considerar una variedad de opciones produce la estrategia más efectiva para la longevidad y la salud financiera. Los contadores profesionales están familiarizados con todas las teorías contables básicas y saben cómo hacer que cada trabajo funcione para las empresas con las que interactúan. Ningún principio es necesariamente correcto para todas las empresas, y las necesidades de una organización evolucionan con el tiempo. Una reevaluación frecuente del enfoque que una empresa está adoptando en sus informes contables y financieros es esencial.
Conocimientos básicos de contabilidad
La contabilidad se basa en algo que se llama las "reglas de oro", que son una serie de pautas sobre cómo se debe realizar un seguimiento de las transacciones financieras. Independientemente del principio de contabilidad que se esté utilizando o si un contador está siguiendo una estrategia financiera o de gestión, es importante que se cumplan estas reglas.
La primera de estas reglas se refiere al sistema de contabilidad de doble entrada, que establece que cada transacción deberá reflejarse en al menos dos cuentas. Por ejemplo, si su empresa vendió productos por $ 5,000, en contabilidad devengada, el contador registraría la transacción en la categoría de ingresos (crédito) y cuentas por cobrar (débito) por el mismo monto.
La segunda regla de oro de la contabilidad, utilizada para lo que se llama cuentas reales, dicta que siempre debe cargar lo que entra y acreditar lo que sale. Una cuenta real, por definición, tiene un valor monetario y es propiedad del negocio.
Finalmente, cuando se trata de cuentas nominales, debe cargar todos los gastos y pérdidas y acreditar todos los ingresos y ganancias. Las cuentas nominales son aquellas que involucran capital, como alquiler, descuentos o comisiones.
Pautas y términos básicos de contabilidad
Como propietario de una pequeña empresa, debe comprender los términos y pautas contables básicos para que pueda asegurarse de que su contador esté trabajando de acuerdo con las mejores prácticas. En todos los casos, las transacciones deben documentarse de inmediato, junto con su fecha, una descripción y la cuenta que se cargará y acreditará.
En términos generales, las transacciones se registran en una revista. Si ejecuta una gran empresa o tiene una serie de transacciones complejas, se utilizan varias revistas para realizar un seguimiento de los créditos y débitos. Por ejemplo, un diario de recibos de efectivo registra los ingresos y un diario de desembolso de efectivo registra los gastos. Por supuesto, el software de contabilidad ha reemplazado a las revistas físicas en la mayoría de las empresas, pero los programas utilizan las mismas revistas contables básicas para realizar un seguimiento de las finanzas.
Un plan de cuentas muestra los totales actuales de todas las cuentas de su empresa. Estos incluyen activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costo de los bienes vendidos, gastos operativos y otras cuentas. Si trata principalmente de servicios en lugar de vender productos, no tendrá una cuenta de costo de productos vendidos. Su contador recomendará qué categorías deben usarse e incluirse en su plan de cuentas, según el tipo de negocio que opera.
Cuatro supuestos de la teoría contable
La teoría contable requiere que los contadores trabajen en cuatro suposiciones. El primer supuesto de la teoría contable requiere que las empresas siempre usen una cuenta corriente y una tarjeta de crédito separadas para los pagos comerciales. Mantener sus cuentas personales y comerciales separadas no solo es más fácil para los contadores para preparar informes financieros, sino que también es un requisito de los principios de contabilidad generalmente aceptados. En consecuencia, mezclar las dos cuentas puede hacer que sea más probable que usted sea auditado.
El segundo supuesto de la teoría contable supone que una empresa continuará existiendo y no irá a la quiebra. El tercer supuesto supone que los estados financieros reflejan montos en dólares, no números como la producción unitaria. Y el cuarto supuesto de la teoría contable es que los estados financieros deben prepararse al menos mensualmente o anualmente.
