Verificar y fotocopiar la tarjeta del Seguro Social de un nuevo empleado en lugar de simplemente anotar el número es una buena práctica comercial. Puede ayudar a prevenir errores, como emitir declaraciones de impuestos y salarios W-2 con números de Seguro Social incorrectos. Si esto sucede, corrija el error en sus registros y emita un nuevo formulario W-2 a su empleado.
Corregir y reimprimir
Tan pronto como se descubra el error, ingrese el número correcto en el registro de nómina del empleado para asegurarse de que no vuelva a suceder. Luego corrija el error y vuelva a imprimir un nuevo formulario W-2 para la Administración del Seguro Social y el empleado. Informe a su empleado que, dado que el error no afectó la información de ingresos, no tendrá que presentar una declaración de impuestos enmendada.
Rellene el formulario W-2C
Si ya ha presentado el formulario W-2 de su empleado, debe presentar un formulario W-2C enmendado con la Administración del Seguro Social. Complete solo la sección superior si toda la información restante en el formulario es correcta. Ingrese su nombre comercial e información de contacto en la casilla A, el número de identificación de su empleador federal en la casilla B y el año fiscal en la casilla C. Ingrese el SSN correcto del empleado en la casilla D. Coloque la marca de verificación en la casilla E para indicar que el número que ingresó es un número corregido e ingrese el número incorrecto - el número que originalmente reportó - en el recuadro F.
