Las empresas, las iglesias y muchos otros tipos de organizaciones utilizan los formularios de reembolso como una forma de hacer un seguimiento de los gastos y hacer pagos a los trabajadores o voluntarios por los gastos incurridos. Cuando los empleados o voluntarios realizan diversas actividades o compran suministros para los fines de la organización, generalmente reciben un reembolso por el dinero gastado. Para hacer un seguimiento de estos gastos y asegurar que las personas correctas reciban el pago por ellos, requieren que todas las personas completen un formulario de reembolso cuando sea necesario.
Use un programa de hoja de cálculo para crear formularios de reembolso. Imprimir el formulario en papel con membrete de la empresa.
Cree un lugar para el nombre, número de teléfono y dirección de la persona que solicita el reembolso.
Inserte la fecha en que se incurrió el gasto. Si los gastos abarcan varios días, todas las fechas correspondientes van en esta columna o fila.
Deje un espacio en blanco para una descripción del propósito del gasto, como viajes de negocios, suministros comprados para un proyecto o una reunión de negocios durante el almuerzo.
Deja varias líneas para el tipo de gasto incurrido. Incluya casillas para gastos comunes que su organización experimenta a menudo, como alimentos, suministros o gas.
Deje líneas para la cantidad junto al tipo de gasto. Varias líneas para el tipo y la cantidad permitirán una solicitud de reembolso por gastos múltiples en el mismo formulario.
Deja una línea de firma. Indique que prefiere que también se adjunte una copia del recibo al formulario.
