Los voluntarios ofrecen sus servicios a sus organizaciones benéficas preferidas, iglesias y otras organizaciones de forma gratuita. Sin embargo, mientras los voluntarios dan su tiempo libremente, muchas organizaciones no quieren que sus voluntarios tengan que pagar para ser voluntarios porque usan su propia gasolina y vehículos para llegar a su trabajo voluntario y algunos incluso usan sus vehículos personales para realizar el trabajo.. Si una organización puede permitírselo, a menudo reembolsará a los voluntarios los gastos de viaje. Sin embargo, se debe tener cuidado de no crear una obligación tributaria para el voluntario.
Formulario W-9
El formulario W-9 es una solicitud de un número de identificación de contribuyente. En el caso de los voluntarios, estos serían sus números de Seguro Social. También solicita el número de exenciones que tiene el voluntario. Si la organización va a ofrecer reembolsos a los voluntarios, entonces se debe completar este formulario. Si los reembolsos permanecen no sujetos a impuestos, entonces la información no será necesaria, excepto en la contabilidad de la organización para mostrar a quién se pagaron los reembolsos.
Reembolso
Para no ser considerados ingresos, los reembolsos deben ser por los gastos de viaje reales que se pueden documentar en un plan contable. Esto significa que los voluntarios deben proporcionar documentación de los gastos y que se debe devolver cualquier reembolso sobre los gastos reales. La documentación debe mostrar la hora, el lugar, el propósito comercial y el monto del gasto.
Gastos de transporte
Los gastos de transporte son para gastos de viaje local. Aunque esto generalmente se hace en un automóvil, puede incluir pasajes aéreos, boletos de autobús, costos de transporte y tarifas de taxi. Además, los peajes y las tarifas de estacionamiento. Para viajar en un vehículo personal, puede ser difícil determinar los costos reales de cosas como un cambio de aceite o un llenado de gasolina. Es más fácil reembolsar al voluntario por milla hasta la tasa de reembolso de millas estándar federal.
Deducciones de viaje
El gobierno federal fija las tasas de reembolso para negocios, caridad, citas médicas y millas móviles cada año según los costos de operar un vehículo. Si a los voluntarios se les reembolsa más que la tarifa federal, el exceso se considera ingreso, en cuyo caso se necesitaría la información en el Formulario W-9. Si se le reembolsa al voluntario a una tasa más baja, entonces el voluntario también puede reclamar la diferencia entre la tasa de reembolso real y la tasa federal como una deducción de los impuestos federales sobre la renta.
