Las empresas financian los proyectos que la alta dirección considera críticos para su éxito. Pero la financiación de un proyecto por sí solo no garantiza que cuando finalice un proyecto, una empresa estará mejor que antes.
Hay muchas razones por las que una empresa puede beneficiarse de un proyecto. Un administrador de proyectos excepcional puede llevar a su equipo en la dirección correcta. O, debido a una capacitación sobresaliente y experiencia en el trabajo, un equipo puede adoptar todas las prácticas correctas. Pero en la mayoría de los casos, el uso de herramientas de gestión de proyectos ayuda.
Las herramientas de gestión de proyectos, como un gráfico PERT y una estructura de desglose del trabajo, pueden mejorar las capacidades de un equipo al proporcionar orientación, incluso si un equipo de proyecto posee todos los conocimientos adecuados y años de práctica.
Gráfico de gantt
Un diagrama de Gantt es un gráfico de barras horizontales que enumera las actividades del proyecto, así como la fecha de inicio y finalización de cada actividad, que se muestran en un formato de calendario. Un diagrama de Gantt no ilustra una relación entre una actividad y otra, pero cada actividad a la que se hace referencia en un diagrama de Gantt coincide con una actividad en una estructura de desglose del trabajo, que desglosa el trabajo del proyecto en fases y paquetes de trabajo.
El diagrama de Gantt también incluye columnas para documentar la duración y el porcentaje de finalización de cada tarea. La cantidad de días de trabajo que la actividad ha estado en proceso, la cantidad esperada de días para completar la actividad y los días restantes también se documentan en la tabla. Estas cifras ilustran el progreso del trabajo planificado frente al real.
Tabla de Pert
Se utiliza una técnica de evaluación y revisión del programa o un cuadro PERT para planificar el tiempo y los recursos necesarios para completar un proyecto y controlar las tareas del proyecto. Usando una tabla PERT, o un diagrama de red, el liderazgo del proyecto puede especificar y programar en secuencia cada tarea que los miembros del equipo deben completar para lograr un objetivo del proyecto e indicar el tiempo requerido para cada una.
Un gráfico PERT ilustra la interrelación entre tareas al identificar qué tareas se ejecutan paralelas entre sí y cuáles deben ocurrir en secuencia. Los hitos del proyecto (eventos que marcan el resultado final de una serie de actividades) también se incluyen en el gráfico.
Además, un cuadro PERT incluye tres estimaciones para cada actividad del proyecto: el tiempo más corto requerido para completar una actividad, el tiempo que probablemente se requerirá para completar una actividad y el tiempo más largo que la actividad pueda requerir.
Análisis del camino crítico
El análisis del camino crítico es una herramienta utilizada para proyectos que requieren la realización de actividades interdependientes. Una ruta crítica incorpora una lista de actividades del proyecto especificadas en una estructura de desglose del trabajo, el tiempo de finalización de cada actividad y la identificación de tareas y puntos finales interdependientes, incluidos hitos y elementos entregables.
Los tiempos de finalización para el conjunto de actividades en la ruta crítica se suman y equivalen a la mayor cantidad de tiempo que un proyecto puede requerir para completar. Las actividades en secuencia deben completarse a tiempo para que el proyecto se complete a tiempo.
Matriz de Asignación de Responsabilidades
La matriz de asignación de responsabilidades o la herramienta RACI alerta a las partes interesadas del proyecto a los miembros del equipo a los que se asignan responsabilidades particulares del proyecto y por el trabajo de los individuos que deben rendir cuentas.
A medida que el nombre de la herramienta se infiere, la matriz RACI establece quién es responsable de la finalización de una tarea, o quién realizará la tarea y los individuos que contribuirán a la finalización de la tarea. La matriz también especifica quién es responsable de las tareas y quién tiene autoridad para tomar decisiones con respecto a la tarea. También se indican los nombres de las personas a las que se podría consultar en relación con la tarea y las personas a las que se debería informar sobre el progreso que realiza el equipo en la finalización de la tarea.
Estructura de desglose del trabajo
Una estructura de desglose del trabajo (WBS) es un modelo de proyecto o gráfico que divide el trabajo del proyecto en tareas. La WBS del proyecto ilustra la interrelación entre las tareas y entre las tareas y el producto final del proyecto.
La WBS incorpora subproyectos y señala las responsabilidades del proyecto, los recursos necesarios y los requisitos de tiempo para completar cada tarea.
