Las herramientas de gestión de proyectos son dispositivos comunes para realizar un seguimiento de las actividades, los plazos y los recursos de un proyecto. Por lo general, son herramientas visuales diseñadas para representar los objetivos y las actividades de un proyecto, por ejemplo, los diagramas de Gantt, o las responsabilidades de quienes trabajan en varias etapas de un proyecto, como los diagramas de carril de natación.
Pro: Organizacion
Las herramientas de gestión de proyectos te ayudan a mantenerte organizado desde el inicio del proyecto. Al identificar todas las actividades y su duración, recursos y personas responsables, nunca tendrá que preguntarse qué hacer a continuación o quién está a cargo. Los detalles son más fáciles de rastrear porque están escritos y marcados cuando están completos. En el transcurso de un proyecto, una mejor organización ayuda a ahorrar tiempo y estrés, y evita la mezcla de última hora.
Pro: fácilmente compartido
Las herramientas de gestión de proyectos generalmente crean un documento que sirve como "proyecto de un vistazo". Este proyecto se comparte fácilmente con todos los que trabajan en sus diferentes componentes. Todos conocen el estado de las actividades que pueden afectar su trabajo. Cierto software permite la edición de acceso abierto para que todos puedan ver todos los detalles del estado del proyecto también.
Con: Time Investment
Se puede invertir un tiempo considerable en aprender y crear la herramienta inicial de gestión de proyectos elegida para el proyecto. Ciertas herramientas son bastante fáciles de aprender, pero otras pueden ser detalladas y técnicas. Todos en el proyecto deben aprender a interpretar la herramienta; alguien también tiene que ser responsable de aprender a crear la herramienta. A veces, aprender software especializado puede llevar tanto tiempo como crear el propio documento.
Con: Mantenimiento
Las herramientas de gestión de proyectos solo son útiles cuando se actualizan periódicamente. El plan inicial es valioso, pero en realidad, los proyectos nunca van de acuerdo con el plan. Cuando ocurren cambios, como nuevas tareas o retrasos, el documento debe actualizarse en consecuencia. Alguien tiene que ser responsable de esta tarea regular.
