Cada negocio debe tener un método para registrar, organizar y analizar los datos financieros que resulten de las transacciones comerciales diarias. En muchos casos, las empresas y las corporaciones deben cumplir con los Principios de contabilidad generalmente aceptados que requieren un sistema específico de contabilidad y contabilidad. Sin embargo, las empresas más pequeñas también necesitan los elementos básicos de la contabilidad para prepararse para los impuestos y realizar un seguimiento de las ganancias. Los sistemas de contabilidad se pueden configurar manualmente, utilizando libros físicos, o utilizando programas de software de contabilidad para organizar y mantener la información.
Revistas
En un sistema de contabilidad, las revistas son el primer lugar donde puede buscar información completa sobre una transacción. El diario general, utilizado por muchas empresas que emplean un sistema de contabilidad de doble entrada, registra los montos de débito y crédito para cada cuenta a medida que ocurren las transacciones. También puede incluir una breve descripción de la transacción. Algunas empresas pueden tener revistas especializadas, cada una para registrar un tipo específico de transacción. Por ejemplo, puede tener un diario de desembolsos de efectivo y recibos de efectivo, que registra los cheques depositados y escritos y el dinero gastado y depositado.Otras revistas incluyen el diario de nómina, las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar.
Libros de contabilidad
Los libros de contabilidad de contabilidad agrupan las transacciones según la cuenta y el efecto que tiene en el negocio. Las categorías en el libro mayor pueden incluir activos, pasivos, gastos e ingresos. Cada categoría contiene secciones para cada uno de esos tipos de cuentas (por ejemplo, cuentas de gastos). Periódicamente, las transacciones de los diarios de negocios se publican o se registran en los libros de contabilidad. Un sistema de contabilidad básica tiene una colección de "cuentas T" que tienen cada una dos columnas, una para débitos y créditos. Sin embargo, los sistemas de contabilidad de tres o cuatro columnas se pueden usar para registrar otra información, como un saldo corriente de la cuenta.
Hojas de trabajo
Las hojas de trabajo le brindan al contador o contador una forma de analizar los datos y probar la precisión de los libros contables, las revistas y otros registros utilizados para preparar los estados financieros. Una de estas hojas de trabajo, el balance de prueba, enumera los saldos de todas las cuentas en el libro mayor, registra los registros de ajuste de las cuentas y cierra las cuentas temporales. Cuando está "equilibrado", los saldos de débito deben ser iguales a los créditos, de lo contrario, el libro mayor contiene un error que debe corregirse. Otras hojas de trabajo incluyen hojas de trabajo de análisis y reconciliación. Las hojas de trabajo de análisis analizan el saldo de una cuenta específica. Las hojas de trabajo de reconciliación concilian las diferencias entre dos o más cantidades conocidas, como la cantidad de efectivo que ha registrado en la cuenta contable y la cantidad que muestra el extracto bancario.
Estados financieros
Los estados financieros comunican información esencial sobre la situación financiera de una empresa a terceros. La mayoría de los sistemas de contabilidad utilizan cuatro estados financieros principales. El balance general ofrece una instantánea de la situación financiera de una empresa para una fecha en particular, con detalles de sus activos, pasivos y patrimonio de los accionistas. El propósito del estado de resultados es mostrar las ganancias netas del negocio para un período específico. Los estados de flujo de efectivo muestran los aumentos y disminuciones en efectivo durante un período en relación con las operaciones de negocios, inversiones y actividades de financiamiento de un negocio. Finalmente, el estado de los detalles de capital de los accionistas o propietarios cambia en las ganancias retenidas de la compañía, enumerando elementos como el ingreso neto del año y los dividendos pagados a los accionistas.
