Antes de que un equipo de ventas pueda conectarse efectivamente con un posible cliente y presentar los productos o servicios de una empresa, alguien debe establecer una cita tanto para el representante de ventas como para el cliente (o el comprador del cliente) para que se realice esa llamada de ventas. La llamada de ventas generalmente es programada por alguien en la compañía de ventas que llama por teléfono al prospecto o cliente potencial y hace los arreglos para que el representante de ventas llame al cliente potencial en una fecha y hora específicas y en la ubicación preferida del cliente principal. Si bien la configuración de citas suena bastante fácil y simplista, la verdad puede ser mucho más compleja. Los organizadores de citas o programadores de citas despliegan comunicaciones sólidas, habilidades interpersonales y persuasivas para identificar clientes potenciales calificados y convencerlos de que acepten escuchar el discurso de ventas de la compañía.
Consejos
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Un organizador de citas es miembro de la función de ventas de una empresa cuya responsabilidad principal es contactar a los clientes potenciales, precalificarlos y convencerlos de que acepten citas con representantes de ventas para analizar los productos de la compañía.
¿Qué es un organizador de citas?
Un organizador de citas, o un programador de citas, es un miembro del equipo de ventas al menos en funciones, si no es literalmente parte del departamento de ventas de acuerdo con el organigrama de la empresa.
Estas personas utilizan los datos de contacto que se les proporcionan, generalmente como una hoja de cálculo o un documento impreso de algún tipo, que incluye una lista de prospectos potenciales o clientes potenciales para la empresa. El documento se puede ordenar por código de área, código postal o alguna otra métrica. El organizador de citas luego comienza a contactar a cada cliente potencial en función de los parámetros de asignación de prioridades asignados, con dos objetivos. Primero, el organizador de citas trata de identificar a los compradores más probables entre la lista de clientes potenciales. Este es un proceso conocido como "calificación" y su único objetivo es eliminar a las personas o empresas que aún no están preparadas para realizar una compra a aquellos que están listos para comprar. En segundo lugar, el organizador de citas desea que esos clientes potenciales calificados acepten una cita específica para una llamada de ventas.
En otras palabras, con solo unos minutos de conversación, el organizador de citas debe ser capaz de medir el verdadero nivel de interés del cliente potencial, la capacidad de compra y la disposición para realizar una compra.
Estos objetivos gemelos significan que los organizadores de citas son más que simples trabajadores de oficina. Deben estar lo suficientemente familiarizados con la compañía para explicar los artículos o servicios para la venta. También deben ser lo suficientemente persuasivos como para convencer a un líder calificado para que se arriesgue con la compañía y permita que uno de sus representantes de ventas tome tiempo y atención durante el horario comercial.
Aunque hay ciertas similitudes entre los que establecen citas y los vendedores por teléfono, hay una diferencia crucial entre los dos. Los vendedores telefónicos realizan llamadas (llamadas frías, típicamente) a los clientes potenciales para vender productos o servicios directamente a los clientes potenciales. Los organizadores de citas llaman a los prospectos para confirmar las reuniones en las que los representantes de ventas demostrarán, explicarán e intentarán vender los productos o servicios de la compañía al prospecto, pero no se involucran directamente en las ventas.
Otra diferencia clave entre un vendedor por teléfono y un organizador de citas es que el organizador de citas trabaja con prospectos calificados y puede participar directamente en actividades de precalificación durante la llamada telefónica. Esto ayuda a los profesionales de ventas que en última instancia son responsables de cerrar la venta asegurándose de que dedican la mayor parte de su tiempo y esfuerzo a los prospectos que realmente están interesados en el producto o servicio en cuestión.
Deberes generales de trabajo de un Cetter Setter
Aunque la definición anterior puede parecer bastante sencilla, la pregunta sigue siendo: ¿qué hace un programador de citas?
Para comprender mejor los deberes de trabajo de un organizador de citas, es útil comprender dónde encaja la posición del organizador de citas en la relación general de la empresa con cualquier prospecto o líder. Si bien las compañías e industrias individuales ajustan y refinan el proceso de embudo de ventas para satisfacer sus propias necesidades y las diferencias contextuales pueden requerir un enfoque completamente diferente, en términos generales, una compañía descubre o captura una ventaja (es decir, el posible cliente y todos los clientes relevantes) Contacto y otra información) a través de marketing.
El departamento de marketing luego recopila la información y los datos de todos sus clientes potenciales y pasa esos datos al organizador de citas, quien luego hace un seguimiento del líder y busca calificarlo o eliminarlo. Una vez que el organizador de citas obtiene el consentimiento de un candidato calificado para una llamada de ventas (o su equivalente), el contacto se transmite al equipo de ventas. Los clientes potenciales que no se consideraron calificados durante la llamada del organizador de la cita pueden ser devueltos a la comercialización para que sean desarrollados y desarrollados. Finalmente, cuando un cliente potencial se convierte en un cliente de pago, pasa a la administración de cuentas y al servicio al cliente.
Dentro de esta cadena de eventos, el organizador de citas juega un papel crucial. La función principal del trabajo es realizar llamadas telefónicas salientes a los clientes potenciales enumerados, calificarlos o eliminarlos y asegurar una cita para una llamada de ventas. Durante esta llamada importante, también se espera que el organizador de citas pueda responder preguntas importantes que los clientes potenciales puedan tener sobre el producto o servicio de la compañía.
Para ayudar a los organizadores de citas a realizar con éxito sus funciones de trabajo, las compañías generalmente les dan un guión preparado para usar como marco para cada llamada. Sin embargo, los organizadores de citas exitosos nunca dependen únicamente de esos scripts. En su lugar, utilizan los scripts como respaldo y soporte mientras se mantienen alertas y lo suficientemente comprometidos para responder de manera auténtica y profesional a las nuevas preguntas y preocupaciones planteadas por los prospectos.
También se puede esperar que los organizadores de citas tomen las llamadas entrantes de clientes potenciales que tengan preguntas o que deseen obtener más información sobre los productos de la compañía. Esto ocurre con mayor frecuencia en situaciones donde los clientes potenciales recibieron materiales de marketing, ya sea en forma impresa o tal vez en línea a través de un cupón o campaña publicitaria. Si el cliente potencial toma la iniciativa de llamar a la compañía en lugar de esperar a que lo contacten para una llamada de ventas, su nivel de interés generalmente se considera lo suficientemente alto como para calificar para una cita de ventas.
Las empresas también suelen esperar que sus organizadores de citas realicen la entrada de datos básicos en programas informáticos conocidos como aplicaciones de gestión de relaciones con los clientes. Estos programas ayudan a los empleados de ventas y mercadotecnia de la compañía a monitorear, rastrear, contactar y nutrir clientes potenciales durante todo el proceso de compra de la compañía con la esperanza de convertirlos en clientes satisfechos. Aquí también se puede capturar la información relacionada con las citas programadas y las preguntas planteadas durante la conversación con el líder del instalador.
Cómo convertirse en un creador de citas
El establecimiento de citas generalmente se considera una posición de nivel de entrada que forma parte de la función de ventas en la empresa y que sirve como campo de pruebas para que los futuros representantes demuestren sus habilidades de ventas y su capacidad para representar a la compañía de una manera positiva que ayude a hacer crecer la marca.. Como resultado, la empresa considera tanto las habilidades básicas para el trabajo, como las habilidades que hacen que un individuo pueda emplearse, por ejemplo, y su potencial como representante de ventas.
Los requisitos básicos para buscar un puesto como organizador de citas incluyen un diploma de escuela secundaria o su equivalente, competencia con programas informáticos básicos (teclado, uso del mouse, ingreso de datos, etc.) y excelentes habilidades interpersonales y telefónicas. Dado que la mayor parte del trabajo de un organizador de citas se realiza en dos contextos clave: hablar por teléfono con los clientes potenciales mientras ingresa datos específicos en la computadora, los empleadores valoran mucho la competencia y la confianza del solicitante en ambos contextos.
Para maximizar sus posibilidades de asegurar una posición de organizador de citas, siga estos consejos:
- Investiga la compañía antes de tu entrevista. Comprenda el papel del organizador de citas, las principales líneas de productos y servicios de la empresa y un poco de la historia de la empresa. Para realmente sobresalir aquí, sepa quiénes son los principales competidores de la compañía.
- El día de tu entrevista, vístete profesionalmente y llega temprano. Sea tan amigable y extrovertido como pueda ser con todos los que conozca. Serás evaluado mucho antes y después de la entrevista real, así que sé preciso e intencional en tu comportamiento e interacciones con los demás en particular.
- Después de la entrevista, sigue con una nota de agradecimiento personal. Conéctate con las personas que conociste en LinkedIn, si es posible. Encuentre un nuevo artículo interesante sobre algo que haya discutido en su entrevista y envíelo por correo electrónico junto con su nota de agradecimiento.
¿Cuánto cuesta un programador hacer una hora?
El salario promedio de un organizador de citas en los Estados Unidos varía de $ 18,000 a $ 33,000 por año. El salario medio es de aproximadamente $ 21,000. Para las compañías que compensan a los que establecen citas por hora en lugar de un salario anual, la tarifa por hora promedio para los nuevos que establecen citas es entre $ 11 y $ 13 por hora.
Los organizadores de citas pueden trabajar directamente para una empresa que vende sus propios productos y servicios o para una empresa de subcontratación, contratada para proporcionar servicios de configuración de citas para muchos clientes.
Consejos para mejorar su rendimiento
La mayoría de los organizadores de citas buscan la posición como un trampolín en el camino hacia una posición de ventas. Para maximizar sus posibilidades de obtener esa posición definitiva, querrá asegurarse de hacer el mejor trabajo posible, especialmente con respecto a su función principal: establecer citas de llamadas de ventas con éxito con posibles clientes.
Para hacer esto, primero y antes que nada, debe refinar su secuencia de comandos para que se adapte a su personalidad y patrones de habla, al tiempo que conserva la esencia de las palabras de la compañía, pero siempre asegúrese de tener permiso antes de personalizar su secuencia de comandos. Algunas compañías pueden insistir en una entrega palabra por palabra. Los mejores guiones en este contexto siempre sonarán relajados y auténticos, y nunca se repetirán ni ensayarán.
A menos que se le indique lo contrario, intente entregar su guión utilizando un vocabulario y una estructura que sean naturales para usted. Esta es la mejor manera de asegurar que la conversación con el prospecto vaya bien y lo mantenga en un estado de ánimo que le permita "seguir el flujo" y responder de momento en el momento a las necesidades y preguntas del prospecto. Una recitación textual puede sonar forzada y puede hacer que sea más difícil para usted permanecer en el momento con la perspectiva.
Trabaja en perfeccionar un tono vocal entusiasta para que parezca que estás entusiasmado con el producto o servicio que representas. Los cambios en la inflexión vocal, el tono, el volumen y el estrés hacen que su voz sea más interesante para escuchar y desalentar los complejos.
Escucha atentamente a tu perspectiva. Preste atención a la voz, el tono, la velocidad, el tono y otras claves no verbales del conductor que lo ayudarán a intuir si califica este cable o transfiere el liderazgo al marketing.
Respete también la decisión del líder, ya sea que la respuesta sea un firme "no" o un "no en este momento" y responda en consecuencia. Al mismo tiempo, es importante saber cómo responder a las expresiones de resistencia o rechazo. Tenga una respuesta preparada para las objeciones más comunes. Si el contacto indica que no es un buen momento para hablar, solicite programar una llamada en un momento más conveniente.
Si el prospecto lo rechaza, es aconsejable consultar de manera educada los motivos del prospecto. En conjunto, esta información le ayuda a saber cuándo y cómo cambiar su tono.
