La recepción de un edificio es el centro de información de todas sus operaciones. No solo es un lugar para registrarse para su cita, sino que también puede ser vital en una emergencia. Durante una emergencia, la recepcionista recibe información pertinente sobre la situación y difunde esa información a su destinatario, lo que produce una conclusión rápida y adecuada del incidente.
Preparativos
Al inicio de una emergencia, la recepcionista se convierte en un comandante de incidentes, y su escritorio se convierte en un centro de comando de incidentes. Para funcionar correctamente durante los procedimientos de emergencia, todas sus herramientas esenciales deben estar cerca. Pruebe periódicamente su teléfono, sistema de radiobúsqueda y radios para asegurarse de que funcionan correctamente. Haga un inventario de sus suministros de emergencia, como un botiquín de primeros auxilios, AED, botella de oxígeno, linternas y mantas. Asegúrese de tener suministros adecuados de papel de notas, bolígrafos y lápices a la mano. Debe estar disponible un manual de procedimientos de emergencia, junto con hojas de verificación de referencia rápida para usar durante un incidente.
Prioridades
Una vez que se presenta una emergencia, priorice lo que es y no es una preocupación inmediata a tratar. Por ejemplo, puede recibir una llamada telefónica de un empleado que solicita que un oficial de seguridad la acompañe a su automóvil. Su respuesta debe ser similar a la de "La seguridad está involucrada en una situación de emergencia en este momento y no puede ayudarlo; sería mejor si pudiera pedirle a un compañero de trabajo que lo acompañe".
Procedimientos de emergencia
Inmediatamente abra su manual de procedimientos de emergencia en la sección correspondiente, y consulte cada vez que no esté completamente seguro de qué hacer. Siga sus procedimientos escritos en el orden en que aparecen en la lista e intente mantener la calma. Esto ayuda a reducir las posibilidades de errores de su parte.
Supervise todas las comunicaciones prioritarias y ayude a transmitir el tráfico de radio importante a las personas adecuadas. En espera de notificar a la policía o al departamento de bomberos.
Continúe monitoreando el ingreso y la salida a su propiedad, permitiendo un mejor control de acceso durante la emergencia. Esto se puede hacer observando puntos de entrada monitoreados por video, así como verificando la identificación correcta de las personas al ingresar y salir. Manténgase actualizado en su libro de registro de visitantes, registrando a las personas dentro y fuera según sea necesario
Preste atención a su área de recepción inmediata, en busca de personas o artículos sospechosos. Reporte cualquier cosa fuera de lo común inmediatamente.
Cuando lleguen la policía y los bomberos, ayúdelos con una escolta que espera en su escritorio para dirigirlos a la escena de emergencia. Si una escolta no está disponible, deles un mapa simplificado para las direcciones. Esté preparado para ayudar a las autoridades con los procedimientos de evacuación si es necesario.
Después del incidente, asegúrese de completar toda la documentación del informe necesaria. Esto ayuda a la compañía con problemas de responsabilidad y para mejorar los futuros procedimientos de emergencia.
